sharesuite DMS
Schenken Sie Ihren Dokumenten die Aufmerksamkeit die sie verdienen - setzen Sie auf unsere Dokumentenmanagementlösung!
Verwendung von Workflows
Workflows werden dazu verwendet häufig wiederkehrende Abläufe bei der Verarbeitung von unterschiedlichsten Dokumenten zu vereinheitlichen bzw. direkt zu steuern. Der gesamte Bearbeitungsprozess wird hierdurch beschleunigt und die Fehlerwahrscheinlichkeit wird deutlich reduziert. Ein klassisches Beispiel für einen Workflow ist die Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Diese werden im Sekretariat beispielsweise verfügbar gemacht und anschließend vom Geschäftsführer den jeweils verantwortlichen Projektleitern zugeordnet. Diese können direkt in der sharesuite die Rechnung bestätigen und hierdurch implizit an die Buchhaltung weiterleiten.
Einhaltung von Fristen
Sie haben die Möglichkeit zu jedem einzelnen Arbeitsschritt eine Frist anzugeben in welcher dieser erledigt sein muss. Die sharesuite prüft selbständig die Einhaltung der Fristen und informiert den zuständigen Mitarbeiter bei einer Überschreitung einer Frist. Auf Wunsch erfolgt diese Erinnerung zusätzlich per E-Mail Benachrichtigung. Zudem hat der Geschäftsführer jederzeit einen Überblick über derzeit aktive Vorgänge und über alle Vorgänge die eine bestimmte Frist überschritten haben.
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