Automatische E-Mail Ablage

E-Mail Ablage ganz

Oft genug scheinen die Begriffe E-Mail Ablage und E-Mail Archivierung für ähnliche oder gar gleiche Funktionen verwendet zu werden.

Grundsätzlich sollte man aber zwischen den Begriffen Archivierung und Ablage unterscheiden. Unserem Verständnis nach handelt es sich bei der E-Mail Archivierung um eine Funktion, die ein Archiv beinhaltet, in dem alle E-Mails zur Aufbewahrung landen.

Eine Ablage dagegen bedeutet vielmehr, dass eine E-Mail zu einem bestimmten Projekt, einem Kontakt, einer Aufgabe oder ähnlichem abgelegt und damit verknüpft werden kann.

Daher verstehen wir unser E-Mail Feature eher als intelligente E-Mail Ablage. Die Fool-Proof Variante stellt die klassischen E-Mail Archivierungssysteme dar, die direkt auf dem Mailserver laufen und dort einfach jede ein- oder ausgehende E-Mail archivieren.

Kommen wir jetzt zur allgemeinen Problemstellung vom regelrechten E-Mail Chaos im Projekt- bzw. allgemeinen Arbeitsalltag, welche die Notwendigkeiten einer solchen Funktion veranschaulicht, und zu den Lösungsansätzen, die sharesuite euch dafür bietet. 

Das Problem

In den meisten KMU’s werden E-Mails nicht oder nur teilweise abgelegt und archiviert.

Dazu gibt es häufig Regelungen, die besagen, dass die Mitarbeiter wichtige oder relevante E-Mails ablegen sollen. Beispielsweise zu den entsprechenden Projekten, Aufgaben oder Kontakten im Customer Relationship Management (CRM).

  • Mitarbeiter bekommen eine große Flut von E-Mails und müssen eigenverantwortlich entscheiden, was davon wichtig ist und was nicht. Im täglichen Stress und der immensen Menge an zu bearbeitenden E-Mails werden auch wichtige oft nicht korrekt abgelegt.
  •  Die korrekte (projektbezogene) Ablage einer E-Mail ist aufwendig. Typischerweise wird die E-Mail im Outlook angeklickt und mit „Speichern unter“ auf einem Netzlaufwerk abgelegt. Jedoch habe ich diese Mail damit immer noch in meinem Projektmanagement System bzw. CRM.
    Nichtsdestotrotz stellen falsch oder gar nicht abgelegte E-Mails ein nicht zu unterschätzendes Problem dar:
  • E-Mails, die wichtige Informationen beinhalten, können verloren gehen.
  • Kollegen haben keinen oder nur teilweise Zugriff auf relevante Informationen.

Unsere Lösung für euch

Allgemein gibt es spezielle E-Mail Archivierungssysteme, die jede ein- und ausgehende Mail archivieren. An dieser Stelle bietet sharesuite eine zielgerichtete Ablage der E-Mails zu Projekten, Kontakten und Aufgaben. Über das Rechtemanagement kann einfach und bequem gesteuert werden, wer Zugriff auf eine einzelne oder alle E-Mails eines Absenders / einer Organisation erhalten darf und wer nicht.

Damit ein solches System bei Nutzern auf Akzeptanz trifft, muss es E-Mails auch automatisch ablegen können

Bei unserer E-Mail Ablage könnt ihr daher über eine Reihe von Regeln definieren, wie mit den E-Mails eines Absenders, Empfängers oder einer ganzen Organisation umgegangen werden soll. Standardmäßig werden die E-Mails zunächst nur für euch allein sichtbar abgelegt.

Selbstverständlich könnt ihr aber auch alle E-Mails, die innerhalb eines oder mehrerer Tage angefallen sind, mit einer zusätzlichen Sichtbarkeit (weitere Nutzer oder weitere Teams) versehen.

sharesuite unterstützt euch dabei mit Vorschlägen zu welchen Projekten oder Aufgaben diese E-Mail wahrscheinlich abgelegt werden soll.

Die Inhalte der E-Mails landen im Suchindex und werden bei der Volltextsuche mitberücksichtigt.

Dadurch habt ihr als sharesuite Nutzer alle wichtigen Informationen an einem Ort und müssen nicht erst aufwendig in einem Archivierungssystem suchen.

Eben alles in einer Suite 😉