Collaboration mit sharesuite

Projektorientiertes Arbeiten - Welche Vorteile bietet dir eine Collaboration Software

Collaboration – was ist das?

Wenn ein Unternehmen am Markt bestehen möchte, ist Teamarbeit ein wesentlicher Erfolgsparameter. Collaboration Tools setzen genau dort an und sind ein gutes Mittel, um die Zusammenarbeit der Teams zu verbessern. Der Einsatz moderner Cloud Lösungen birgt viele Möglichkeiten, wie z.b. ein schneller und einfacher Umzug ins Homeoffice. Digitalisierung macht das Unternehmen fit für die Zukunft und hilft Teammitgliedern aus allen Ländern gemeinsam an einem Projekt oder Aufgaben zu arbeiten.

Collaboration bedeutet übersetzt „Zusammenarbeit“. 

In Bezug auf eine Software versteht man darunter ein Zusammenspiel aus Arbeitsprozessen, Ressourcenverteilung, Organisation, Kommunikation, Aufgabenverwaltung sowie einen zentralen Datenzugriff .

Anhand einer solchen Software können alle Beteiligten gemeinsam an einem Thema arbeiten, denn sie lässt die Grenzen für Interaktion und Austausch verschwinden.

How to „collab“

Dank entsprechender Softwares, wie unsere sharesuite, haben Teammitglieder die Möglichkeit, die entsprechenden Projekte sowie Aufgaben anzulegen, zu kommentieren und die entsprechenden Dokumente dort abzulegen oder zu verknüpfen. 

Zum anderen können die Beteiligten neben E-Mails und Chats auch via Websessions, zum Beispiel Team Calls, miteinander kommunizieren, ihre Bildschirme dabei teilen u.v.m.

Darüber hinaus fördern Collaboration Tools das Miteinander in den Teams und stärkt gleichwohl das Zusammenspiel zwischen den verschiedenen Einheiten, wie andere Bürostandorte, Partnerfirmen oder Auftraggeber.

Eine Collaboration Software bietet sich insbesondere dann an, wenn Unternehmen, Standorte oder Abteilungen beispielsweise gemeinsam an der Vermarktung von Produkten arbeiten, Dienstleistungen anbieten, mit externen Partnern arbeiten oder zusammen Lösungen für verschiedene Bereiche entwickeln. Collaboration basiert dabei auf der Nutzung technischer sowie organisatorischer Strukturen, (zuvor definierter) Workflows und weiterer hilfreicher Tools, wie einer Aufgabenverwaltung mit einem smarten Dokumentenmanagementsystem (DMS) für einen umfassenden Informations- und Kommunikationsfluss, wie ihr es vielleicht schon von der sharesuite kennt. Daher sollte der Begriff „Collaboration“ als ein ganzheitliches Konzept verstanden werden. 

Ein Konzept, das auf Basis einer gut strukturierten Software basiert, die das Grundgerüst einer unabhängigen Projektarbeit mittels zentraler Datenzugriffe, effizientem Reporting, z.B. dank eines Projekttagebuchs, und weiterer hilfreicher Tools bietet. Diese sollte dann eingesetzt werden, wenn Workflows effizienter sowie transparenter gestaltet werden sollen oder wenn die Teammitglieder auf verschiedene Standorte verteilt sind. Denn hier können Ideen gesammelt, grafisch dargestellt und strukturiert werden.

Ein schneller Datenzugriff durch cloudbasierte DMS ersetzt dabei unnötigen E-Mail-Verkehr, der gemeinhin als Zeitfresser bekannt ist. Eine solche Lösung erleichtert die projektbezogene Zusammenarbeit, spart Zeit und bietet gleichzeitig mehr Flexibilität.

Vorteile durch Collaboration Software

Die Vorteile liegen vor allem in der Modifizierung der Kommunikationswege, die gleichzeitig Kostenersparnisse mit sich bringt:

    • Kurznachrichten, oder auch Instant Messaging, ersetzt E-Mails bei eiligen Nachrichten (Echtzeit-Collaboration),
    • die Telefonie kann durch kostengünstigere VoIP (Voice over IP) neu angewendet werden, was gerade bei Anrufen in ausländische Büros von Vorteil ist.
    • Digitale Konferenzen, auch Digital Talks oder Videokonferenzen genannt, sind eine gute Alternative, um auch global verstreute Teammitglieder informieren zu können.

Großer Nutzen für wenig Geld lautet hier die Devise.

Doch bietet dieser Schritt der Digitalisierung gleichzeitig auch Vorteile durch Zeitersparnisse:

    • Schnelleres Arbeiten dank drag + drop Templates bspw. für Projekte oder Aufgaben, die sich wiederholen
    • Filemanagement für den sicheren und effektiven Dateiaustausch (z.B.  mittels des sharesuite Drive)
    • Es ist einfacher und weniger zeitintensiv eine Task (Aufgabe) anzulegen, als dem Kollegen die Aufgabe per Mail zu erläutern.
    • Man kann E-Mails im dazugehörigen Projekt oder zu Kontakten ablegen, anstatt sie an die jeweiligen Mitarbeiter weiterzuleiten.
    • En Workflow, bspw. für die Bezahlung einer Rechnung, ist schneller gestartet, als die Weiterleitung an die Buchhaltung, wo der eigentliche Prozess schließlich erst gestartet wird.
    • Ebenso gut kann ein Urlaubsantrag hierüber abgewickelt werden, ehe man mit dem Vorgesetzten zahlreiche E-Mails hin und herschiebt.
    • Einfaches sowie kostenloses Onboarding von Projektbeteiligten, Partnern, Kunden
    • Zeiterfassung für einzelne Tasks, Projekte oder Ressourcen
    • Optimaler Zugriff von Mobilgeräten durch Apps

Funktionen einmal zusammengefasst

Eine Collaboration Software für projektbasiertes Arbeiten hilft dabei jedes Teammitglied stets auf den aktuellen Stand zu bringen, Entwicklungen reporten und Ressourcen besser planen zu können.  

    • Stundenbuchungen auf Aufgaben
    • Arbeitszeiterfassung
    • Einsatzplanung, Auslastung von Mitarbeitern und Teams (Ressourcenmanagement)
    • Wiederkehrende Prozesse
    • Frei definierbare Schritte und Eingaben
    • Historie und Transparenz
    • Optimierung der Abläufe
    • Projektplanung, -steuerung, -bearbeitung
    • Budget– und Kosten-Controlling
    • Verfügbarkeit aller projektrelevanten Informationen
    • Visualisierung von Aktivitäten
    • Reporting & Analyse von Daten
    • Interaktion zwischen verschiedenen Systemen

Die Anforderungen an eine moderne Collaboration-Software findest du hier auf einen Blick: