Alle Funktionen auf einen Blick

sharesuite ist eine Work- und Projektmanagement Software, die dein Unternehmen noch effizienter macht. Mit dem modularen cloud basierten Aufbau stehen dir alle Features zur Verfügung, die du für deine Projekte brauchst - egal wann und wo. Überzeuge dich selbst und lerne die Funktionen kennen.

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Projekte planen, steuern und überwachen

Projektvorlagen ermöglichen, dass du ähnliche bis gleiche Projekte nicht jedes Mal wieder neu erstellen musst. Definiere Projekte mit wiederkehrenden Ordner- und Aufgabenstrukturen, gleichen Teams und demselben benötigten Ressourceneinsatz einmalig als Projektvorlage. Nun kannst du daraus per Knopfdruck immer wieder ein neues Projekt erstellen.

Ein full-featured Gantt Chart ermöglicht dir, sowohl in der Planungs- als auch in der Ausführungsphase, eine einfache Visualisierung des Projektstrukturplans. Dabei stellt er Aufgaben, Fortschritt, Abhängigkeiten, Meilensteinen sowie viele weiteren Funktionen dar und kann bei Bedarf exportiert werden.

 

Ein Import für Microsoft Project Dateien ermöglicht den Import bereits vorhandener Projekte.

Du kannst dir den Fertigstellungsgrad deines Projekts automatisch durch den Fortschritt der einzelnen Aufgaben berechnen lassen. Budgets können individuell für bestimmte Zeiten und verschiedene Kostenarten definiert werden.

Ein Soll-Ist-Vergleich, zwischen geplanten Budgets und den tatsächlichen Aufwänden sowie Kosten, ermöglicht jederzeit einen aktuellen Überblick über den Projekterfolg.

Eine Vielzahl von Exportmöglichkeiten und Berichten ermöglichen dir eine zielgerichtete und detaillierte Auswertung von Projekten und Teams. Mit einem Blick auf die grafischen Charts und Dashboards ist die aktuelle Situation für den Projektleiter jederzeit direkt erkennbar.

Du benötigst individuelle Felder zu einem Projekt oder einer Aufgabe? Du möchtest wichtige Informationen zu einem Kontakt speichern und bei einer Tätigkeit musst du für die Rechnungsstellung noch zusätzliche Felder eingeben? Das alles ist kein Problem, denn mit nur wenigen Klicks passt sich sharesuite deinen individuellen Anforderungen an.

Aufgaben und Arbeitspakete strukturieren

Mit sharesuite verfügst du über eine detaillierte Aufgabenliste mit umfangreichen Filtern und ein Kanban Board für einen optimalen Überblick bei der täglichen Bearbeitung deiner Aufgaben.

sharesuite markiert deine fälligen sowie überfälligen Aufgaben farblich, während mit E-Mails und Push Benachrichtigung sichergestellt wird, dass in deinem Team keine Deadlines mehr verpasst werden.

Liste die einzelnen Steps auf, die es braucht, um die Aufgabe erfolgreich abzuschließen. Ist ein Step abgehakt, wird er auf der Liste durchgestrichen und jedes Teammitglied weiß, was bereits erreicht oder was noch zu erledigen ist.

Aufgaben lassen sich in beliebigen Tiefen weiter aufgliedern und Verantwortlichen zuweisen. Währenddessen kannst du die Unteraufgaben gänzlich unabhängig von den Hauptaufgaben bearbeiten oder abschließen.

Der Gantt Chart bietet dir eine grafische Darstellung deiner Aufgabenstruktur.

„Offen“, „In Bearbeitung“ und „Abgeschlossen“ reichen als Status für deine Aufgaben nicht aus? Im Adminbereich kannst du beliebig viele Phasen, die eine Aufgabe durchlaufen soll, festlegen.

In einem Projekt kannst du zudem abweichende Projektphasen definieren.

Gleiche Aufgaben wiederholen sich immer wieder und nur die Fälligkeit ändert sich? Lege sie lieber gleich als wiederkehrende Aufgabe an und stelle einen zeitlichen Rhythmus für das Wiederholungsschema ein.

Flexibles und einfaches Dokumentenmanagement

In sharesuite hat jedes Team seinen eigenen Ordner im Dokumentenmanagementsystem.

Darüber hinaus kannst du beliebige Ordnerstrukturen mit individuellen Zugriffsrechten definieren.

Für mehr Nutzerfreundlichkeit lässt sich das Dokumentenmanagementsystem, mit all seinen Funktionen, nahtlos in die Projekte integrieren. Das Projekt regelt die Zugriffsrechte auf die Dokumente und Dateien.

Mit sharesuite kannst du jederzeit auf ältere Versionen deiner Dokumente zurückgreifen. Stelle ältere Versionen einfach wieder her oder lösche einzelne Versionen. Die Versionsverwaltung stellt sicher, dass Änderungen an Dokumenten stets nachvollziehbar sind.

Ein externer Partner benötigt Zugriff auf einzelne Dateien oder Ordner? Du möchtest eine große Datei als Downloadlink zur Verfügung stellen? Mit nur einem Klick kannst du Dateien oder Ordner mit speziellen Zugriffsrechten freigeben.

Zeiten erfassen und Tätigkeiten buchen

Zusätzlich zu den eigentlichen Tätigkeiten kannst du bei Bedarf auch die täglichen Arbeitszeiten erfassen oder deine Teammitglieder auffordern dies zu tun. Überstunden werden dabei automatisch ermittelt und können einem hinterlegten Arbeitszeitkonto gutgeschrieben werden.

sharesuite bietet dir verschiedene Möglichkeiten, um Tätigkeiten und Zeiten schnell erfassen zu können. Darüber hinaus steht dir mit der Schnellerfassung eine Möglichkeit zur Bulk-Erfassung ganzer Zeiträume zur Verfügung.

Neben verschiedenen weiteren Auswertungen besteht für dich die Möglichkeit, Stundenzettel für einen Mitarbeiter oder ein Projekt zu erstellen.

Urlaube können in der sharesuite über Workflows beantragt und genehmigt werden. Die Urlaubstage integrieren sich dabei nahtlos in die Tätigkeitserfassung sowie die Ressourcenplanung.

E-Mails manuell oder automatisch Ablegen

Um Zeit zu sparen, kannst du eine Aufgabe per Mausklick aus einer E-Mail heraus erstellen. Weise die Aufgabe nun noch einem Verantwortlichen zu – fertig. Die E-Mail wird direkt in den Dokumenten zur Aufgabe abgelegt und steht den bearbeitenden Teammitgliedern zur Verfügung.

Eine weitere Funktion für dich, um Zeit zu sparen: Über die integrierte E-Mail Schnittstelle kannst du E-Mails oder Anhänge einer E-Mail per Mausklick zu einem Kontakt, einem Projekt oder in einem Order ablegen.

Mit benutzerdefinierten Regeln kannst du E-Mails auf Basis eines Absenders, einer Absenderorganisation, eines Empfängers oder anderen Attributen automatisch im Hintergrund zu einem Kontakt im CRM abgelegen. Ein Rechtemanagement stellt sicher, dass ausschließlich befugte Nutzer Zugriff auf die abgelegten E-Mails haben.

Vom Angebot bis zur Rechnung

sharesuite unterstützt dich sowohl bei der Erstellung als auch der Nachverfolgung von Angeboten. Leistungsverzeichnisse können auf Basis von Bausteinen definiert und automatisch in ein Angebot übernommen werden. Bekommst du einen Auftrag für ein Angebot, kannst du das Angebot samt hinterlegter Planung direkt in ein Projekt überführen.

In sharesuite kannst du Eingangs- sowie Ausgangsrechnung einfach und bequem erfassen. Zudem kannst du sie direkt einer Aufgabe oder einem Projekt zuordnen. Zusammen mit den gebuchten Stunden und Tätigkeiten der Nutzer behältst du als Projektleiter stets den Überblick über die aktuellen Kosten sowie Einnahmen des Projekts.

Mit der Rechnungsstellung generiert sharesuite für dich auf Knopfdruck Pauschal- oder Aufwandsrechnungen. Der Aufbau und Detaillierungsgrad der Rechnung kann den eigenen Wünschen entsprechend angepasst werden. Tätigkeiten oder Fremdleistungen können vor der Rechnungslegung angepasst und in die Rechnung mit übernommen werden.

Es sind bereits mehr Kosten auf einem Projekt aufgelaufen, welche aber noch nicht verrechnet wurden? Die teilfertigen Leistungen verschaffen dem Projektleiter immer einen exakten Überblick über geleisteten Stunden, Fremdleistungen oder Materialkosten auf der einen Seite und die bereits fakturierten Rechnungen auf der anderen Seite.

Kommunikation und Teamwork

Stichwort Collaboration. sharesuite bietet dir flexible Möglichkeiten der transparenten Echtzeitkommunikation mit allen Teammitgliedern. Wähle zwischen Einzel- oder Gruppenchats oder diskutiere einzelne Arbeitsschritte mit der Kommentarfunktion in den Aufgaben. 

Lege projektrelevante Dokumente in eurem (Team-) Ordner ab, damit alle darauf zugreifen können. Oder lade Dokumente, die deinem Team bei der Arbeit helfen, via Drag and Drop in die Aufgaben hoch. Bereits hochgeladene Dokumente lassen sich direkt aus dem DMS verknüpfen. Für optimales Teamwork.

Damit keines deiner Teammitglieder etwas verpasst und alle auf dem gleichen Stand sind, bietet sharesuite dir Push- und E-Mail Benachrichtigungen. So bleibt kein Ereignis unbemerkt. 

Alle Informationen an einem Ort

Mit dem Projekttagebuch lässt sich der aktuelle Projektstand transparent nachvollziehen und analysieren. Als Projektleiter kannst du die Situation einschätzen und kommentieren. Der aktuellste Beitrag eines jeden Projekts erscheint dann in der Übersicht. 

Du kannst E-Mails und Dokumente einfach und schnell zu einzelnen Projekten, Aufgaben und Kontakten oder im Dokumentenmanagementsystem ablegen. So stehen jedem deiner Teammitglieder die gleichen Informationen an einem Ort zur Verfügung. Transparent und übersichtlich.

Einzelne Projektstandorte können von dir in der Projektkarte dargestellt werden. So können aus den Learnings vergangener Projekte an einem Standort, oder einer geografischen Region, hilfreiche Schlüsse und Potenziale für zukünftige Aufträge geschlossen werden.

Du suchst nach einer Aufgabe, weißt aber die Aufgabennummer nicht mehr? Du recherchierst für ein Projekt und möchtest gleichzeitig in allen Dateien, E-Mails sowie Projekten suchen? sharesuite erspart dir langes Suchen sodass keine wertvolle Zeit verloren geht.

Arbeitsabläufe digital abbilden

Mit dem Workflow Designer kannst du jederzeit eigene Geschäftsprozesse, wie z. B. zum Freigeben von Rechnungen, erstellen und bestehende Prozesse bearbeiten oder kopieren. So sind in Zukunft alle Arbeitsschritte für dich und dein Team klar definiert.

Die Workflows bieten dir die Möglichkeit für jeden Schritt ein individuelles Eingabeformular zu definieren, welches von dem Bearbeiter ausgefüllt werden muss.

Jetzt kostenlos testen

Na, fast überzeugt oder zumindest neugierig geworden? Dann lass dich hier endgütig von den Vorteilen sharesuites überzeugen und hol dir noch heute einen kostenlosen Testzugang für den ultimativen Projekterfolg.