Projekte, Aufgaben, Zeiterfassung

Alle Funktionen auf einen Blick!

Projektmanagement Software
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Projekte planen, steuern und überwachen

Mit Hilfe von Projektvorlagen kannst du ähnliche oder gleiche Projekte duplizieren. So musst du nicht jedes Mal wieder ein neues Projekt erstellen. Erstelle einmalig Projektvorlagen mit wiederkehrenden Ordner- und Aufgabenstrukturen, gleichen Teams und demselben benötigten Ressourceneinsatz. Mit nur einem Mausklick kannst du jederzeit ein neues Projekt erstellen.

Ein full-featured Gantt Chart ermöglicht dir eine einfache Visualisierung des Projektstrukturplans. Das Gantt Chart stellt Aufgaben, Fortschritte, Abhängigkeiten, Meilensteine und viele weitere Funktionen dar. Bei Bedarf kannst du das Chart exportieren. 

Zusätzlich kannst du deine bereits vorhandenen Microsoft Project Dateien importieren.

Lass dir den Fertigstellungsgrad deines Projekts automatisch durch den Fortschritt der einzelnen Aufgaben berechnen. Budgets kannst du individuell für bestimmte Zeiten und verschiedene Kostenarten definieren.

Erhalte einen aktuellen Überblick über deinen Projekterfolg, in dem du dir den Soll-Ist-Vergleich anzeigen lässt. Er zieht einen Vergleich zwischen den geplanten Budgets, dem tatsächlichen Aufwand und den Kosten.

Du kannst eine zielgerichtete und detaillierte Auswertung von Projekten und Teams vornehmen, dank der Vielzahl an Exportmöglichkeiten und Berichten. Mit einem Blick auf die grafischen Charts und Dashboards kann der Projektleiter die aktuelle Situation jederzeit erkennen.

Mit nur wenigen Klicks passt sich sharesuite deinen individuellen Anforderungen an, wie hinzufügen von individuellen Feldern zu einem Projekt oder einer Aufgabe, speichern wichtiger Informationen zu einem Kontakt sowie zusätzliche Felder bei der Rechnungsstellung. 

Aufgaben und Arbeitspakete strukturieren

Mit sharesuite, deiner Work- und Projektmanagement Software, verfügst du über eine detaillierte Aufgabenliste mit umfangreichen Filtern. Das Kanban Board verleiht dir den optimalen Überblick bei der täglichen Bearbeitung deiner Aufgaben.

sharesuite markiert deine fälligen sowie überfälligen Aufgaben farblich. Die E-Mail- und Push Benachrichtigung sorgen dafür, dass in deinem Team keine Deadlines mehr verpasst werden.

Liste in deiner Aufgabenverwaltung die einzelnen Schritte auf, um Aufgaben erfolgreich abzuschließen. Ist ein Schritt abgehakt, wird er auf der Liste durchgestrichen. So weiß jedes Teammitglied, was bereits erreicht wurde und was noch erledigt werden muss.

Du kannst Aufgaben beliebig weit aufgliedern und Verantwortlichen zuweisen. Gleichzeitig lassen sich Unteraufgaben, unabhängig von den Hauptaufgaben, bearbeiten und abschließen.

Der Gantt Chart bietet dir eine grafische Darstellung deiner Aufgabenstruktur.

„Offen“, „In Bearbeitung“ und „Abgeschlossen“ reichen als Status für deine Aufgaben nicht aus? Lege im Adminbereich beliebig viele Phasen fest, die eine Aufgabe durchlaufen soll.

In einem Projekt kannst du zudem abweichende Projektphasen definieren.

Gleiche Aufgaben wiederholen sich immer wieder und nur die Fälligkeit ändert sich? Spare Zeit und lege sie als wiederkehrende Aufgabe an. Du kannst auch einen zeitlichen Rhythmus für das Wiederholungsschema einstellen.

Flexibles und einfaches Dokumentenmanagement

In unserer Work- und Projektmanagement Software hat jedes Team seinen eigenen Ordner im Dokumenten Management System.

Darüber hinaus kannst du beliebige Ordnerstrukturen mit individuellen Zugriffsrechten definieren.

Für mehr Nutzerfreundlichkeit kannst du das Dokumenten Management System, mit all seinen Funktionen, nahtlos in die Projekte integrieren. Das Projekt selbst regelt dabei die Zugriffsrechte auf Dokumente und Dateien.

Mit sharesuite kannst du jederzeit auf ältere Versionen deiner Dokumente zurückgreifen. Stelle frühere Versionen wieder her oder lösche einzelne Versionen. Änderungen an Dokumenten sind somit stets nachvollziehbar.

Ein externer Partner benötigt Zugriff auf einzelne Dateien oder Ordner? Du möchtest eine große Datei als Downloadlink zur Verfügung stellen? Mit nur einem Klick gibst du Dateien oder Ordner mit speziellen Zugriffsrechten frei.

Zeiten erfassen und Tätigkeiten buchen

Zusätzlich zu den Tätigkeiten kannst du oder auch jedes Teammitglied die täglichen Arbeitszeiten erfassen. Überstunden werden dabei automatisch ermittelt und können einem hinterlegten Arbeitszeitkonto gutgeschrieben werden.

Projektmanagement mit sharesuite bietet dir verschiedene Möglichkeiten, Tätigkeiten und Zeiten schnell zu erfassen. Darüber hinaus steht dir eine Möglichkeit zur Bulk-Erfassung ganzer Zeiträume zur Verfügung.

Neben verschiedenen weiteren Auswertungen kannst du Stundenzettel für einen Mitarbeiter oder ein Projekt erstellen.

Urlaube können in der Work- und Projektmanagement Software über Workflows beantragt und genehmigt werden. Die Urlaubstage integrieren sich dabei nahtlos in die Tätigkeitserfassung sowie in die Ressourcenplanung.

E-Mails manuell oder automatisch Ablegen

Um Zeit zu sparen, kannst du eine Aufgabe per Mausklick aus einer E-Mail heraus erstellen und direkt einem Verantwortlichen zuweisen – fertig. Die E-Mail wird in den Dokumenten zur Aufgabe abgelegt. Somit steht sie den bearbeitenden Teammitgliedern sofort zur Verfügung.

Durch die integrierte E-Mail Schnittstelle kannst du zusätzliche Zeit sparen. Du kannst komplette E-Mails oder auch nur Anhänge per Mausklick zu einem Kontakt und einem Projekt hinzufügen oder in einem Order ablegen.

Mit benutzerdefinierten Regeln legst du E-Mails auf Basis eines Absenders, einer Absenderorganisation, eines Empfängers oder anderen Attributen automatisch im Hintergrund zu einem Kontakt im CRM ab. Ein Rechtemanagement stellt sicher, dass ausschließlich befugte Nutzer Zugriff auf die abgelegten E-Mails haben.

Vom Angebot bis zur Rechnung

sharesuite unterstützt dich sowohl bei der Erstellung als auch der Nachverfolgung von Angeboten. Leistungsverzeichnisse können auf Basis von Bausteinen definiert und automatisch in ein Angebot übernommen werden. Bekommst du einen Auftrag für ein Angebot, kannst du dieses samt hinterlegter Planung direkt in ein Projekt überführen.

Erfasse einfach und bequem Eingangs- sowie Ausgangsrechnungen. Du kannst die Rechnungen direkt einer Aufgabe oder einem Projekt zuordnen. Als Projektleiter behältst du stets den Überblick über die aktuellen Kosten, die Einnahmen des Projekts sowie die gebuchten Stunden und Tätigkeiten deines Teams.

Mit der Rechnungsstellung generiert sharesuite einfach per Mausklick Pauschal- oder Aufwandsrechnungen. Aufbau und Detaillierungsgrad der Rechnung kannst du nach deinen persönlichen Wünschen festlegen. Tätigkeiten oder Fremdleistungen können vor der Rechnungslegung angepasst und in die Rechnung mit übernommen werden.

Es sind bereits mehr Kosten auf einem Projekt aufgelaufen, welche aber noch nicht verrechnet wurden? Die teilfertigen Leistungen verschaffen dem Projektleiter immer einen exakten Überblick über geleistete Stunden, Fremdleistungen oder Materialkosten. Du kannst aber auch die bereits fakturierten Rechnungen zum Projekt einsehen.

Kommunikation und Teamwork

Stichwort Collaboration: Mit sharesuite kannst du flexibel und in Echtzeit mit allen Teammitgliedern kommunizieren. Wähle zwischen Einzel- oder Gruppenchats oder diskutiere einzelne Arbeitsschritte mit der Kommentarfunktion in den Aufgaben. 

Lege projektrelevante Dokumente in deinem (Team-) Ordner ab, damit alle darauf zugreifen können oder lade Dokumente, die deinem Team bei der Arbeit helfen, via Drag and Drop in die Aufgaben hoch. Bereits hochgeladene Dokumente lassen sich direkt aus dem DMS verknüpfen. So funktioniert optimales Teamwork.

Damit keines deiner Teammitglieder etwas verpasst und alle auf dem gleichen Stand sind, bietet die Work- und Projektmanagement Software dir Push- und E-Mail Benachrichtigungen. So bleibt kein Ereignis unbemerkt. 

Alle Informationen an einem Ort

Mit dem Projekttagebuch hast du immer den Überblick und kannst den aktuellen Projektstand transparent nachvollziehen und analysieren. Als Projektleiter kannst du die Situation einschätzen und kommentieren. Der aktuellste Beitrag eines jeden Projekts erscheint dann in der Übersicht. 

Du kannst E-Mails und Dokumente einfach und schnell zu einzelnen Projekten, Aufgaben und Kontakten oder direkt im Dokumentenmanagementsystem ablegen. So stehen jedem deiner Teammitglieder die gleichen Informationen an einem Ort zur Verfügung, für ein transparentes und übersichtliches Arbeiten.

Einzelne Projektstandorte kannst du in der Projektkarte darstellen. So können aus den Learnings vergangener Projekte an einem Standort oder in einer geografischen Region, hilfreiche Schlüsse und Potenziale für zukünftige Aufträge geschlossen werden.

Du suchst nach einer Aufgabe, hast aber die Aufgabennummer nicht zur Hand? Du recherchierst für ein Projekt und möchtest gleichzeitig in allen Dateien, E-Mails sowie Projekten suchen? sharesuite erspart dir langes Suchen, sodass keine wertvolle Zeit verloren geht.

Arbeitsabläufe digital abbilden

Mit dem Workflow Designer kannst du jederzeit eigene Geschäftsprozesse, wie das Freigeben von Rechnungen, erstellen. Du kannst  bestehende Prozesse bearbeiten oder kopieren. So sind in Zukunft alle Arbeitsschritte für dich und dein Team klar definiert.

Die Workflows bieten dir die Möglichkeit, für jeden Schritt ein individuelles Eingabeformular zu definieren, welches von einem Bearbeiter ausgefüllt werden muss.

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Du bist neugierig geworden? Überzeuge dich selbst von den Vorteilen sharesuites und hol dir noch heute deinen kostenlosen Testzugang für den ultimativen Projekterfolg.