Alle Funktionen auf einen Blick

sharesuite ist eine Software, die dein Unternehmen noch effizienter macht. Mit dem modularen cloud basierten Aufbau stehen dir alle Features zur Verfügung, die du für deine Projekte brauchst - egal wann und wo. Überzeug dich selbst und klick dich durch die Funktionen.

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Projekte planen, steuern und überwachen

Du hast viele baugleiche Projekte und möchtest sie nicht immer neu erstellen? Spare Zeit, indem du ein Projekt als Vorlage speicherst und erstelle alle folgenden immer aus dieser Projektvorlage. 

Jedes Projekt verfügt über einen Gantt Chart. Meilensteine visualisieren, wie das Erreichen des Projektziels vom Abschluss der einzelnen To Dos abhängt. Die Aufgaben sind mit den Vorgängen im Gantt so verbunden, dass auch Dokumente und Kommentare mit verknüpft sind und Tätigkeiten direkt aus Aufgaben erstellt werden können. Bestehende Microsoft Project Dateien können mich nur einem Klick importiert werden. 

Der Projektfortschritt steigt automatisch mit jeder abgeschlossenen Projektaufgabe. Kosten und Budgets lassen sich in der Übersicht ebenfalls genau festlegen und anpassen. 

Für die konsequente Kontrolle und das Reporting stehen dir Projektberichte sowie das Projekttagebuch zur Verfügung. Jeder Projektleiter kann hier den aktuellen Projektstand einschätzen und weitere Schritte anordnen. Der aktuellste Eintrag des Projekttagebuchs erscheint stets in der Projektübersicht.

Aufgaben und Arbeitspakete strukturieren

Mit dem integrierten Kanban Board können einzelne Aufgaben entsprechend ihrer Status verschoben werden. So weiß jeder, was noch zu tun ist. Die Aufgabenübersicht kann beliebig sortiert werden – auch nach Status. 

Zu jeder Aufgabe lässt sich eine Fälligkeit sowie eine Erinnerung einstellen. sharesuite markiert heute fällige sowie überfällige Aufgaben entsprechend farblich. Systemische E-Mail Benachrichtigung sorgen ebenfalls dafür, dass man keine Fristen verpasst. 

sharesuite liefert dir Checklisten zu deinen Aufgaben. Liste die einzelnen Steps auf, die es braucht, um die Aufgabe erfolgreich abzuschließen. Ist ein Step abgehakt, wird er auf der Liste durchgestrichen und jedes Teammitglied weiß, was bereits erreicht oder. was noch zu erledigen ist. 

Du kannst einer Aufgabe auch mehrere Unteraufgaben zuordnen. Diese können, unabhängig von der Hauptaufgabe, bearbeitet und geschlossen werden. Du musst für ein wöchentliches Meeting immer neue Präsentationen vorbereiten? Die jeweiligen Erstellungen können Bestandteil der einzelnen Unteraufgaben sein.

Vorgegeben werden immer die Status „Offen“, „In Bearbeitung“ und „Geschlossen“. Mit sharesuite kannst du diese jedoch beliebig erweitern und euren unternehmensspezifischen Arbeitsprozessen anpassen. 

Wenn sich eine Aufgabe wiederholt, musst du sie nicht immer neu anlegen. Lege sie stattdessen einmal als wiederkehrend an, stelle den Rhythmus ein, in dem sie sich wiederholt, und spare so Zeit. 

Flexibles und einfaches Dokumentenmanagement

Lege individuell fest, wer welchen Zugriff auf einzelne Dokumente hat. Entscheide selbst, wer nur lesen / bearbeiten darf, einen Vollzugriff erhält oder nur Dateien zur Ablage hochladen darf. sharesuite schützt deine Dateien. 

Dokumente lassen sich beliebig Projekten zuordnen. In der Projektansicht erscheinen dann alle Ordner mit Dokumenten, die diesem Projekt zugeordnet wurden, in der bekannten Verzeichnisstruktur.

Mit sharesuite kannst du jederzeit auch auf ältere Versionen deiner Dokumente zurückgreifen. Stelle ältere Versionen einfach wieder her oder lösche einzelne Versionen. Zudem kannst du Dokumente auschecken, bearbeiten und wieder einchecken. 

Mithilfe sogenannter „Tags“ kannst du E-Mails, die wichtige Informationen oder angehängte Dateien enthalten, direkt in deinen Dokumenten ablegen. Klicke dieses „Tag“ einfach an, um gleich zur richtigen Stelle in deiner Ordnerstruktur navigiert zu werden.

Zeiten erfassen und Tätigkeiten buchen

Mit der Tätigkeitserfassung der sharesuite kannst du ganz unkompliziert Arbeitszeiten und -tage eintragen. Erfasse Zeiten für jeden Tag einzeln oder für mehrere Tage gleichzeitig via Schnellerfassung. Auch Sondertage lassen sich hier festhalten.

Tätigkeiten lassen sich auf einzelne Projekte oder Aufgaben buchen. Hier kannst du die Dauer der Tätigkeit einstellen, eine Beschreibung hinzufügen oder sie aus einer Vorlage erstellen. Zudem lässt sich die Abrechenbarkeit individuell einstellen. 

Nicht nur Tätigkeiten und Arbeitszeiten: Über die Monatsübersicht lassen sich auch Stundenzettel generieren. Wähle dafür einen Zeitraum aus und dir wird eine Exceldatei zum Download bereitgestellt. 

In die Tätigkeitserfassung kannst du auch Urlaubstage eingeben. Urlaube werden zuvor über die Workflow – Funktion angefragt, genehmigt und eingetragen. 

E-Mails manuell oder automatisch Ablegen

Spare Zeit, indem du Aufgaben direkt aus E-Mails erstellst. Du kannst diese Aufgaben konfigurieren wie jede andere auch. Die E-Mail wird direkt in den Dokumenten zur Aufgabe abgelegt. 

Du kannst deine E-Mails ganz unkompliziert zu Projekten, Dokumenten sowie Kontakten aus dem CRM ablegen. „Archiviere“ die ausgewählte E-Mail entsprechend und lass dich über den daraus entstehenden „Tag“ direkt dorthin navigieren.  

Vom Angebot bis zur Rechnung

Kommunikation und Teamwork

Stichwort Collaboration. sharesuite bietet dir flexible Möglichkeiten der transparenten Echtzeitkommunikation mit allen Teammitgliedern. Wähle zwischen Einzel- oder Gruppenchats oder diskutiere einzelne Arbeitsschritte mit der Kommentarfunktion in den Aufgaben. 

Lege projektrelevante Dokumente in euren (Team-) Ordner ab, damit alle darauf zugreifen können. Oder lade Dokumente, die deinem Team bei der Arbeit helfen, via Drag and Drop in die Aufgaben hoch. Bereits hochgeladene Dokumente lassen sich direkt aus dem DMS verknüpfen. Für optimales Teamwork.

Damit keines deiner Teammitglieder etwas verpasst und alle auf dem gleichen Stand sind, bietet sharesuite dir Push- und E-Mail Benachrichtigungen. So bleibt kein Ereignis unbemerkt. 

Alle Informationen an einem Ort

Mit dem Projekttagebuch lässt sich der aktuelle Projektstand transparent analysieren. Der Projektleiter kann die Situation einschätzen und kommentieren. Der aktuellste Beitrag eines jeden Projekts erscheint dann in der Übersicht. 

Die eigenen E-Mails lassen sich direkt im Dokumentenmanagementsystem ablegen. So stehen jedem Teammitglied die gleichen Informationen an einem Ort zur Verfügung. Transparent und übersichtlich. 

Die Projektstandorte lassen sich in der Projektkarte darstellen. So können aus den Learnings vergangener Projekte an einem Standort hilfreiche Schlüsse für zukünftige Aufträge geschlossen werden. 

Du suchst nach einer Aufgabe, weißt aber die Aufgabennummer nicht mehr? Die sharesuite Volltextsuche erspart dir langes Suchen sodass keine wertvolle Zeit verloren geht. 

Arbeitsabläufe digital abbilden

Mit dem Workflow Designer kannst du jederzeit neue Workflows erstellen und bestehende bearbeiten oder kopieren. So sind in Zukunft alle Arbeitsschritte für dich und dein Team klar definiert. 

Jetzt kostenlos testen

Na, fast überzeugt oder zumindest neugierig geworden? Dann lass dich hier endgütig von den Vorteilen sharesuites überzeugen und hol dir noch heute einen kostenlosen Testzugang für den ultimativen Projekterfolg.