FAQ

Wir haben die meist gestellten Fragen für dich zusammengefasst, so dass du die Informationen einfach aufrufen und filtern kannst.

FAQ

Die meist gestellten Fragen

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Ihr habt Fragen?
Wir die Antworten!

Generelles zur sharesuite:

Allgemeines

Vertrag / Abo

Service und Support

Administration

Workspace

Ereignisse

Messenger

Fragen rund um das Testen der Software:

Testphase

Alles rund um deine Sicherheit bei sharesuite:

Berechtigungen

Datenschutz

Module:

Projekte

Aufgaben

Dokumente / DMS

Budgetplanung

Anwendungsextras:

Allgemeines

sharesuite ist aktuell in deutsch, englisch und chinesisch verfügbar und wird zukünftig noch um weitere Sprachen erweitert werden.

Wir bieten sharesuite derzeit ausschließlich als Cloud-Lösung an.

Wir verfügen über mehrere Server, die alle in Deutschland stehen.

Ja, es gibt sowohl ein „allgemeines“ Dashboard als auch die Möglichkeit sich eigene Dashboards zu definieren.

Ein Ressourcenmanagement ist derzeit in der Entwicklung und wird zum Ende dieses Jahres veröffentlicht.

Die Möglichkeit der direkten Erstellung von Mindmaps ist (noch) nicht möglich, allerdings schon mehrfach von Kunden angefragt worden. Daher ist es sehr gut denkbar, dass dies zeitnah mit auf die Roadmap für die Entwicklung kommt.

Ja, es besteht die Möglichkeit eine eigene Subdomain zu verwenden und entsprechend ein personalisiertes Login-Bild zu verwenden. 

Eine Desktop App für die gesamte sharesuite wird nicht angeboten. Für die Synchronisation der Dokumente steht aber mit dem sharesuite Drive ein Tool zur Verfügung, welches auf Windows, MacOS und Linux installiert werden kann.

Als Workspace wird der gesamte Arbeitsbereicht deiner sharesuite mit allen Daten, Einstellungen usw. bezeichnet. Als Nutzer kann man dabei in beliebig vielen Workspaces sein, wobei die Daten zwischen den einzelnen Workspaces komplett voneinander getrennt sind und nicht vermischt werden können. Du kannst so mit einem Nutzer an sharesuite-Projekten von verschiedenen Firmen teilnehmen und direkt in sharesuite zwischen den verschiedenen Workspaces wechseln.

Ja, du kannst mit einem Zugang in beliebig vielen Workspaces sein und von anderen Kunden hierzu eingeladen werden. Hierbei ist es nicht relevant, ob der Workspace zu dir oder deinem Unternehmen gehört.

 

Es gibt hierbei grundsätzlich zwei Möglichkeiten dies abzubilden:

1) Du lädst die entsprechenden Mitarbeiter der beteiligten Firmen in deinen bestehenden Workspace ein und erlaubst nur Zugriff auf ein bestimmtes Projekt und bestimmte Bereiche;

2) Bei großen Projekten mit einer langen Laufzeit und vielen verschiedenen Beteiligten bietet sich in der Regel an einen eigenen Workspace hierfür zu erstellen und alle Beteiligten in diesen Workspace einzuladen.

Sobald du die Einladungsmail erhalten hast, kannst du diese mit deinem bestehenden Account verknüpfen. Klick hierzu einfach auf den entsprechenden Link und gib deine Zugangsdaten für den bestehenden Account ein.

Vertrag / Abo

Hierzu können wir mitteilen, dass dies in unserem neuem Lizenzmodell ebenfalls mit enthalten ist und es sogenannte „Gast“-User gibt. 

Die Preise variieren dabei zwischen 9,90€ und 29,90€ pro Nutzer und Monat – je nach Anforderungen. Die einfache Arbeit mit Projekten, Aufgaben und Dokumenten ist bereits ab 9,90 EUR möglich.

Ein Abo ist eines der verschiedenen Modelle, die wir unter Produkt mit den entsprechenden Funktionen und Preisen aufgeführt haben.

Bei den Abo’s gibt es die Möglichkeit diese monatlich oder im Voraus bereits für eine günstigere Gebühr für sechs Monate abzuschließen.

Du kannst uns einfach eine E-Mail von deinem hinterlegten Vertragskonto mit einer entsprechenden Information zuschicken.

Sobald der Vertrag ausgelaufen ist, werden deine Daten zur vollständigen Löschung freigegeben und kurze Zeit später vollständig von unserem System entfernt.

Ja, uns ist Kundennähe wichtig und bei besonderen Wünschen oder Anforderungen sind wir gerne hierzu bereit! Kontaktiere uns einfach hier.

Ja, es gibt verschiedene Zusatzleistungen, wie beispielsweise einen festen Ansprechpartner, Beratungsleistungen bei der digitalen Transformation, individuelle Subdomains usw. Sprich uns bei Interesse gerne hierzu an: Kontakt.

In der Regel kann für einen Workspace nur ein Abo-Modell bzw. eine Lizenzart verwendet werden. Wenn dies nicht zu deinem Einsatzzweck passt sprich uns gerne hierzu an. In der Regel finden wir hierfür eine unkomplizierte Lösung.

Ja, du kannst beliebig viele Workspaces anlegen. Für einen Nutzer wird pro Workspace eine Lizenz benötigt. Ausgenommen hiervon ist die Premium Lizenz, bei der direkt mehrere Workspaces enthalten sind.

Über die Administration selbst ist dies nicht direkt möglich. Kontaktiere uns hierzu einfach kurz und wir besprechen zusammen das Vorgehen und den Zeitpunkt der Umstellung.

Ja, im Rahmen des Abos, kannst du die Berechtigungen auf die einzelnen Module einzeln festlegen.

Service und Support

Der Support erfolgt zunächst über einen interaktiven Guide, der die Funktionen der sharesuite erklärt und so auch das Thema von Schulungen nahezu hinfällig macht. Neue Mitarbeiter haben hierdurch im Prinzip keine Einstiegshürden mehr.

Bei Fragen bieten wir einen zusätzlichen Support per E-Mail, Chat oder Telefon an.

Als deutsches Unternehmen (Sitz in Hannover) bieten wir diesen selbstverständlich auch deutschsprachig an.

Ja, wir bieten Support auch in englisch an.

Ja, wir rufen dich bei Fragen gerne zurück. Klick hier, um uns einen Rückrufwunsch zu hinterlassen und wir werden uns schnellstmöglich bei dir melden. Bei der Premium Lizenz gibt es darüber hinaus einen festen Ansprechpartner.

Natürlich versuchen wir immer sofort auf alle Anfragen zu reagieren und bieten hierzu auch direkt einen Chat an. Sollte es zu Verzögerungen kommen werden wir uns schnellstmöglich bei dir zurück melden!

Bei technischen Problemen helfen wir auch an Wochenenden und Feiertagen weiter. Schick uns hierzu einfach eine E-Mail an support@sharesuite.com. Bei allgemeinen Support-Anfragen melden wir uns spätestens am folgenden Arbeitstag bei dir.

Wir sind überzeugt davon, dass eine Software sich möglichst selbst erklären sollte und intuitiv zu bedienen sein muss. Dies versuchen wir auch bei dem Aufbau zu berücksichtigen und hoffen, dass der Einstieg so ohne große Anleitung funktioniert.

Zusätzlich steht für nahezu alle Aktionen ein digitaler Helfer/Guide (unsere liebe „Linda“) zur Verfügung, der Schritt für Schritte jede Aktion interaktiv erklärt. Dies ist auch gerade bei neuen Kollegen, Mitarbeiter etc. sehr hilfreich, da dies ohne viel Erklärung und extra Schulungen auskommt.

Möchtest du lieber durch einen Mitarbeiter in einer Online-Schulung durch sharesuite geführt werden, schreib uns gerne. Wir bieten selbstverständlich auch diese Möglichkeit an.

Ja, wir bieten auch Online-Schulungen an. Diese werden gezielt auf die entsprechenden Bedürfnisse und die Größe der Gruppe ausgerichtet.

Wir freuen uns über jede konstruktive Kritik und Anregungen und haben auch für Wünsche zu neuen Funktionen oder Verbesserungen o.Ä. immer ein offenes Ohr. Du findest hier ein extra Formular, um diese einzureichen. Selbstverständlich nehmen wir dies gerne auch per E-Mail, Telefon etc. entgegen und freuen uns über dein Feedback. Eine Rückmeldung erhälst du in jedem Fall!

Administration

Ja, es lassen sich beliebig viele Administratoren festlegen.

Ein Administrator hat grundsätzlich Vollzugriff auf die Module und Inhalte.

Die Zugriffsrechte sind im wesentlichen für die Module identisch und basieren immer auf der Kombination einzelner Nutzer, Teams oder einem globalen Zugriff.

Mit der Funktion Vollzugriff kannst du für einzelne Module dem Nutzer mehr Rechte geben und wie ein Administrator Zugriff auf alle Daten des Moduls freigeben.

Wird eine Subdomain verwendet hast du die Möglichkeit den Loginbereich und den Bereich für die Freigabe mit einem eigenen Hintergrundbild individuell zu gestalten und kannst so beispielsweise dein Projekt, Unternehmen oder Firmenlogo hier direkt anzeigen lassen.

Als Administrator kannst du einfach weitere Benutzer zu dem Workspace einladen, die hierzu eine E-Mail mit einem Bestätigungslink erhalten und (falls es sich um einen neuen Benutzer handelt) direkt ein eigenen Passwort festlegen können.

In der Übersicht der aktiven Benutzer für den Workspace kannst du diesen einfach über den entsprechenden Button im der Toolbar sperren.

Es kann vorkommen, dass E-Mails im SPAM Ordner landen oder einfach aus versehen gelöscht oder einfach nicht gesehen wurden. In der Administration kannst du hierfür diese Einladung einfach neu rausschicken.

Der Benutzer hat selbst die Möglichkeit über die Passwort vergessen-Funktion auf der Login-Seite zur sharesuite dies zurückzusetzen und ein neues zu vergeben.

Der Benutzername kann nachdem er einmal vergeben wurde nicht direkt über die Administration geändert werden. Kontaktiere uns hierzu einfach!

Jeder Benutzer kann diese Daten im Bereich Mein Profil selbst anpassen, welcher über den Avatar oben rechts verfügbar ist.

Ja, im Rahmen des Abos, kannst du die Berechtigungen auf die einzelnen Module einzeln festlegen.

Jeder Administrator hat die Möglichkeit neue Nutzer einzuladen.

Ist ein Nutzer in mehreren Teams, muss eines hiervon als Standard ausgewählt werden. Dieses Team wird an verschiedenen Stellen verwendet, wie beispielsweise bei der Schnellauswahl von Teams beim Anlegen von Projekten oder bei der Ermittlung des Vorgesetzten bei Workflow-Prozessen.

Ja, jedes Team kann eine eigenen Farbe haben und mit einem Klick auf die Teamfarbe beim Anlegen oder Bearbeiten eines Teams kannst du dies ganz nach deinen Wünschen anpassen.

Workspace

Als Workspace wird der gesamte Arbeitsbereicht deiner sharesuite mit allen Daten, Einstellungen usw. bezeichnet. Als Nutzer kann man dabei in beliebig vielen Workspaces sein, wobei die Daten zwischen den einzelnen Workspaces komplett voneinander getrennt sind und nicht vermischt werden können. Du kannst so mit einem Nutzer an sharesuite-Projekten von verschiedenen Firmen teilnehmen und direkt in sharesuite zwischen den verschiedenen Workspaces wechseln.

Ja, du kannst mit einem Zugang in beliebig vielen Workspaces sein und von anderen Kunden hierzu eingeladen werden. Hierbei ist es nicht relevant, ob der Workspace zu dir oder deinem Unternehmen gehört.

Es gibt hierbei grundsätzlich zwei Möglichkeiten dies abzubilden:

1) Du lädst die entsprechenden Mitarbeiter der beteiligten Firmen in deinen bestehenden Workspace ein und erlaubst nur Zugriff auf ein bestimmtes Projekt und bestimmte Bereiche

2) Bei großen Projekten mit einer langen Laufzeit und vielen verschiedenen Beteiligten bietet sich in der Regel an einen eigenen Workspace hierfür zu erstellen und alle Beteiligten in diesen Workspace einzuladen.

Workspaces aus der Testphase werden nach kurzer Zeit automatisch gelöscht, wenn du diese nicht weiter nutzen möchtest. Möchtest du ein bestehendes Abo kündigen, teile uns dies kurz mit und wir veranlassen alles weitere.

Als Administrator kannst du einfach weitere Benutzer zu dem Workspace einladen, die hierzu eine E-Mail mit einem Bestätigungslink erhalten und (falls es sich um einen neuen Benutzer handelt) direkt ein eigenen Passwort festlegen können.

In der Übersicht der aktiven Benutzer für den Workspace kannst du diesen einfach über den entsprechenden Button im der Toolbar sperren.

Es kann vorkommen, dass E-Mails im SPAM Ordner landen oder einfach aus versehen gelöscht oder einfach nicht gesehen wurden. In der Administration kannst du hierfür diese Einladung einfach neu raus schicken.

Ja, der Test ist für die Standard-Lizenz voll funktional eingerichtet und am Ende kannst du hiermit ganz normal weiter arbeiten. Alternativ kannst du natürlich auch mit einem komplett neuen Workspace starten.

In der Regel kann für einen Workspace nur ein Abo-Modell bzw. eine Lizenzart verwendet werden. Wenn dies nicht zu deinem Einsatzzweck passt sprich uns gerne hierzu an. In der Regel finden wir hierfür eine unkomplizierte Lösung.

Ja, du kannst beliebig viele Workspaces anlegen. Für einen Nutzer wird pro Workspace eine Lizenz benötigt. Ausgenommen hiervon ist die Premium Lizenz, bei der direkt mehrere Workspaces enthalten sind.

Ereignisse

Ereignisse sind eine Form der Benachrichtigung über Aktionen, die in sharesuite passiert sind. Dies kann z.B. die Benachrichtigung über eine neue Aufgabe, ein neues Projekt oder ein neuer Kommentar sein.

Du bekommst automatisch nur Ereignisse zu den Themen, wo du auch beteiligt bist und die für dich relevant sind.

Klickst du auf die Glocke oder öffnest dein Profil kannst du sogenannte Desktop-Benachrichtigungen aktivieren. Dies sind kleine Fenster, die dich über neue Ereignisse informieren auch wenn du gerade gar nicht aktiv in dem Browser Fenster mit sharesuite arbeitest. So wirst du noch schneller über Ereignisse informiert. Um Desktop-Benachrichtigungen zu erhalten musst du aber mindestens in einem Browserfenster in sharesuite eingelogt sein!

Du kannst dies dazu nutzen um die Übersicht über alle eintreffenden Ereignisse zu behalten und so nur die in der Übersicht zu behalten, die du dir später vielleicht nochmal genauer ansehen willst.

Eine häufige Ursache hierfür ist, dass du zu dem Zeitpunkt an dem das Ereignis passiert ist nicht oder noch nicht an dem jeweiligen Thema (z.B. einer Aufgabe oder als Teammitglied eines Projektes) beteiligt warst.

Jedes Ereignis ist automatisch mit dem auslösenden Objekt (eine Aufgabe, Projekt, Dokument etc.) verknüpft. Durch einen Klick oder Doppelklick auf das Ereignis wird dies entsprechend auch direkt geöffnet. Erhältst du z.B. eine Benachrichtigung über eine neue Aufgabe, kannst du diese direkt mit einem Klick auf das Ereignis öffnen.

Die Ereignisse dienen primär dazu Änderungen an wichtigen Themen nicht zu verpassen. sharesuite fasst daher automatisch mehrere gleiche Ereignisse zusammen, falls diese nicht zwischenzeitlich gelesen wurde.

Beispiel: Eine Aufgabe wird von einem Kollegen mehrmals hintereinander kommentiert. Wegen der Übersichtlichkeit erhältst du hierzu nur eine Benachrichtigung über die Ereignisse und nicht mehrere.

Ja, die Ereignisse sind in der App enthalten.

Dies passiert, wenn du entweder keinen Zugriff mehr auf den Eintrag hast oder dieser entfernt wurde.

Beispiel: Ein Kollege legt dir eine Aufgabe an und du erhältst eine Benachrichtigung hierzu. Anschließend stellt dein Kollege fest, dass diese Aufgabe nicht benötigt wird und löscht diese. Klickst du jetzt auf das Ereignis erhältst du diese Fehlermeldung.

Messenger

Der Messenger ist eine einfache Art der Kommunikation mit Teamkollegen oder eingeladenen externen Partnern (dies müssen zum Workspace eingeladen sein).

Sowohl in Einzelchats, als auch in sogenannten Themen bzw. Topic-Chats, lassen sich schnell die notwendigen Informationen einholen.

Ja, neue Nachrichten werden in der App auch mit einer Push-Benachrichtigung angezeigt, so dass du wie bei allen gängigen Messengern sofort über neue Nachrichten informiert wirst.

Topic Chats sind im wesentlichen nichts anderes als ein Gruppenchat. Da es bei mehr als zwei Beteiligten in der Regel um ein bestimmtes Thema geht, was diskutiert werden soll, haben wir uns dazu entschieden, diese auch entsprechend als Topic-Chat (Themenchat) zu bezeichnen.

Nein, die Telefonnummer wird nicht an uns oder deinen Kommunikationspartner übertragen.

Ja, mit der App können zusätzlich auch Sprachnachrichten verschickt werden.

Testphase

Du kannst einen kostenlosen Test direkt hier starten. Du benötigst nur Deine E-Mail-Adresse und erhältst alle weiteren Informationen anschließend per E-Mail.

Ja, der Test ist für die Standard-Lizenz voll funktional eingerichtet und am Ende kannst Du hiermit ganz normal weiter arbeiten. Alternativ kannst du natürlich auch mit einem komplett neuen Workspace starten.

Selbstverständlich sind deine Daten auch während der Teststellung sicher und wir behalten uns hier nicht das Recht vor in die Daten zu schauen.

Aus unserer Erfahrung heraus ist es gerade beim Beginn häufig einfacher mit weniger Funktionen zu starten. Gerne schalten wir weitere Funktionen aber auf Anfrage frei. Kontaktiere uns hierzu einfach.

Es gibt hier verschiedenen Möglichkeiten mit uns Kontakt aufzunehmen und wir freuen uns auf deine Anfrage

Berechtigungen

Ein Administrator hat grundsätzlich Vollzugriff auf die Module und Inhalte.

Ja, im Rahmen des Abos, kannst du die Berechtigungen auf die einzelnen Module einzeln festlegen.

Die Zugriffe auf Aufgaben werden per default automatisch durch die Angaben beim Anlegen einer Aufgabe festgelegt. Legst du eine Aufgabe für einen Kollegen an, so hast nur du und der Kollege hierauf Zugriff. Bei einer Aufgabe, die einem Team zugewiesen wird, hat automatisch auch das ganze Team hierauf Zugriff usw. Selbstverständlich können die Berechtigungen für jede Aufgabe auch individuell angepasst werden und weitere Teams, einzelne Nutzer oder der ganze Workspace können mit wenigen Klicks Zugriff auf die Aufgabe bekommen.

Der Administrator kann für jeden Ordner die Zugriffsberechtigungen festlegen. Diese können sowohl global für alle User, für einzelne Team oder für einzelne Nutzer individuell festgelegt werden. Für Dateien und Unterordner werden diese Einstellungen dann automatisch übernommen.

Neue Kontakte die angelegt werden, sind grundsätzlich erst einmal für den Ersteller (Besitzer) des Kontaktes sichtbar. Wird zusätzlich direkt ein Verantwortlicher oder ein Team ausgewählt, haben auch diese direkt Zugriff auf den Kontakt. Bei dem Team kann zudem direkt ausgewählt werden, dass der Kontakt global im Workspace, also von „Allen“, gesehen werden kann. Für jeden Kontakt lässt sich aber individuell über die Berechtigungsfunktion steuern, welche weitern Teams oder User Zugriff hierauf haben.

Datenschutz

Unsere Datenschutzerklärung findest du hier.

Wir arbeiten mit einem externen Datenschutzbeauftragten zusammen. Weitere Informationen findest du in der Datenschutzerklärung.

Projekte

Generelle Fragen zu Projekten:

Ja, es können beliebig viele Einzel- und Gruppenkalender hinzugefügt werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit einen (falls vorhanden) eigenen Exchange-Kalender direkt mit sharesuite zu verbinden. Dieser synchronisiert die Termine dann wie gewohnt mit einem MS Exchange Server.

Ja, es gibt einen übergreifenden Messenger, in dem sowohl Einzelchats als auch (Gruppen-) Chats zu einzelnen Themen erstellt werden können. 
Diese können darüber hinaus in einer App dargestellt werden. Über Push-Nachrichten erhält jeder Beteiligte sofort eine Benachrichtigung und kann wie mit einem „gewöhnlichen“ Messenger hiermit arbeiten. 
Zusätzlich gibt es ein Projekttagebuch, in dem die Projektbeteiligten/der Projektleiter den Stand des Projektes einfach dokumentieren kann.

Workflows können frei definierbar in der sharesuite hinterlegt werden. Dementsprechend lässt sich auch ein Projekt-Antrags-Workflow realisieren.

Pro Projekt gibt es ein Cockpit, in dem die wichtigsten Informationen für das Projekt zusammengefasst sind. Aktuell ist dies (noch) nicht einzeln für jedes Projekt frei definierbar.

Wird das Projekt mit einem Team verknüpft, wird die entsprechende Teamfarbe am linken Rand in der Übersicht dargestellt.

Das konkrete Team, was aktiv an dem Projekt arbeitet, kann hiervon allerdings abweichen und kann individuell pro Projekt festgelegt bzw. angepasst werden.

Checklisten für Projekte können aktuell in Form von Projektaufgaben realisiert werden. Die Erstellung von Projektvorlagen vereinfacht hier ein wiederholtes Anlegen.

Die Projektübersicht lässt sich mit allen wesentlichen Informationen und dem letzten Stand (wie z.B. der letzte Tagebucheintrag) exportieren.

Die Projekte sind vollständig integriert mit dem Dokumentenmanagement. Du kannst somit sogar eine komplette Ordnerstruktur inkl. verschiedener Berechtigungsstufen erstellen.

Jedes Projekt lässt sich mit einem Standort verknüpfen, der auf einer Karte später dargestellt werden kann. Die Suche nach bereits durchgeführten Projekten in verschiedenen Umkreisen ist hierdurch sehr einfach möglich. 

Ja, dieser kann entweder direkt eingegeben oder auf einer Karte mit einem Pin ausgewählt werden.

Beides ist möglich und kann enorm hilfreich für das Erkennen von Chancen oder der Akquise neuer Projekte sein.

Ja, du kannst ein Projekt als Vorlage erstellen und nach deinen Wünschen konfigurieren. Beim Hinzufügen neuer Projekte, kannst du diese Vorlage nun auswählen und sogar noch individuell festlegen, was genau aus der Vorlage übernommen (z.B. Ordnerstruktur mit Dokumenten, Gantt-Planung, etc.) werden soll.

Es gibt hierfür im Projekt einen eigenen Bereich „Team“, in dem du jedes Teammitglied einzeln verwalten kannst.

Das Projekttagebuch bietet eine einfache Möglichkeit den aktuellen Stand des Projektes festzuhalten. Der jeweils letzte Eintrag kann hier auch im Projektcockpit und der Übersicht zu allen Projekten angezeigt werden.

Ja, dieses ist zudem direkt mit dem Projekt integriert, so dass du zusätzlich zu deinem Team auch genau festlegen kannst, welche externen Partner an dem Projekt beteiligt sind. Später kannst du über das CRM auswerten, welche Projekte bereits mit welchem Partner erledigt wurden.

Ja, du kannst dies in den Details hinterlegen.

Sofern zusätzlich das CRM verwendet wird, können für einen Kunden oder auch ein beteiligtes Unternehmen (Fremdleister) alle Projektbeteiligungen aufgelistet werden.

Gantt-Chart:

Der Gannt Chart kann als Bilddatei (png) oder als PDF-Datei exportiert werden.

Ein Import ist für MS Projekt Dateien vorhanden.

Tätigkeitserfassung von Projekten:

Ja, jeder Mitarbeiter kann seine Arbeitszeiten erfassen und/oder Tätigkeiten auf die einzelnen Projekte buchen. Diese können entsprechend ausgewertet werden. 
Darüber hinaus können dem Mitarbeiter sowohl interne als auch externe Stundensätze für die Abrechnung hinterlegt werden, die dann im Projekt sichtbar sind.

Ja, in den Finanzdetails zu dem Projekt kannst du im Bereich Eigenleistungen alle Stunden des Teams sehen, die für das Projekt erfasst wurden. Zusätzlich kann für jedes Teammitglied ein interner und externer Stundensatz erfasst werden, so dass genau nachvollzogen werden kann, was mich das Projekt bisher intern gekostet hat und was (je nach Projektart) bereits in Rechnung gestellt werden kann.

Das Projekttagebuch bietet eine einfache Möglichkeit den aktuellen Stand des Projektes festzuhalten. Der jeweils letzte Eintrag kann hier auch im Projektcockpit und der Übersicht zu allen Projekten angezeigt werden.

Ja, ist das Finanzmodul für die Projekte aktiviert kann direkt bei der Projektanlage der Auftragswert bzw. das Budget für das Projekt erfasst und auf einzelne Positionen wie Eigen- oder Fremdleistungen verteilt werden.

Ja, sofern das Finanzmodul für die Projekte aktiviert ist. Beim Hinzufügen eines Nutzers zu dem Projektteam kann dieser mit einem Stundensatz hinterlegt werden.

Ja, sowohl für jeden Mitarbeiter als auch für jedes Projekt lassen sich vordefinierte Stundensätze festlegen. So kann z.B. einmal festgelegt werden, wie viel der Stundensatz für den Projektleiter, Sachbearbeiter oder Hiwi bei allen Projekten des Unternehmens ist. Diese lassen sich für jedes Projekt dann auf Wunsch individuell anpassen.

Jedes Projektmitglied kann in der Administration mit einem internen Stundensatz hinterlegt werden, mit dem ich festlegen kann, was dem Unternehmen der Mitarbeiter pro Stunde wirklich kostet. Diese sind entsprechend global gültig und lassen sich nicht für ein Projekt gesondert anpassen. Die externen Stundensätze werden dann für die Verrechnung des Projektes gegenüber dem Auftraggeber verwendet

Sofern zusätzlich das CRM verwendet wird, können für einen Kunden oder auch ein beteiligtes Unternehmen (Fremdleister) alle Projektbeteiligungen aufgelistet werden.

E-Mail Ablage von Projekten:

Ja, die Ablage kann über den integrierte Mail-Client manuell oder automatisch erfolgen oder direkt als Datei zu dem Projekt hochgeladen werden. Es gibt für jedes Projekt eine spezielle Ansicht, in der alle Mails direkt online einsehbar sind. Zudem werden diese als Datei in den Dokumenten abgelegt und können so einfach auf das lokale Netzlaufwerk (falls vorhanden) synchronisiert werden.

Ja, E-Mails lassen sich in der Ansicht für die Projekte taggen. So kann z.B. ein Tag für jede Projektphase erstellt werden und die E-Mails können dieser zugeordnet werden.

Jede E-Mail wird bei der Ablage direkt als Datei (.eml Format) in den Dokumenten gespeichert und diese werden automatisch in diesem Ordner abgelegt. Für jedes Tag wird dabei zusätzlich automatisch ein Unterordner erstellt, so dass die gesamte Struktur der E-Mails mit einem Klick heruntergeladen werden kann.

Ja, einzelne oder mehrere E-Mails auf einmal lassen sich per Klick oder bequem per Drag and Drop auch direkt zu dem Projekt hinzufügen.

Projektnummern:

Ja, jedes Projekt wird automatisch mit einer eindeutigen Projektnummer angelegt.

Die Projektübersicht lässt sich mit allen wesentlichen Informationen und dem letzten Stand (wie z.B. der letzte Tagebucheintrag) exportieren.

Aufgaben

Du kannst die Aufgaben in sharesuite sowohl als eigene To-Do’s, als Teamaufgaben, CRM-Aufgaben oder natürlich Projektaufgaben verwenden.

Ja, du kannst verschiedene Spalten ein- und ausblenden und per Drag and Drop die Reihenfolge der Spalten anpassen.

Ja, mit einem Klick auf die jeweilige Spalte kannst du diese nach deinen Wünschen sortieren.

Die Zugriffe auf Aufgaben werden per default automatisch durch die Angaben beim Anlegen einer Aufgabe festgelegt. Legst du eine Aufgabe für einen Kollegen an, so hast nur du und der Kollege hierauf Zugriff. Bei einer Aufgabe, die einem Team zugewiesen wird, hat automatisch auch das ganze Team hierauf Zugriff usw. Selbstverständlich können die Berechtigungen für jede Aufgabe auch individuell angepasst werden und weitere Teams, einzelne Nutzer oder der ganze Workspace können mit wenigen Klicks Zugriff auf die Aufgabe bekommen.

Ja, Aufgaben können mit einem entsprechenden Hinweis zur Verknüpfung auch mit beliebig vielen anderen Aufgaben verknüpft werden.

Ja, beim Klonen von Aufgaben kannst du zudem entscheiden, welche Informationen (z.B. alle angehängten Dokumente) mit übernommen werden sollen.

Ja, für jede Aufgabe kann ein Fortschritt von 0-100% gesetzt werden.

Eine Aufgabe kann bewusst nur einen Verantwortlichen haben, der auch der Ansprechpartner bei Fragen zu dieser Aufgabe ist. Eine Aufgabe kann aber weitere Beteiligte haben, die an der Erledigung der Aufgabe mitwirken können.

Wenn man den Verlauf einer Aufgabe verfolgen möchte, an der man nicht direkt beteiligt ist, kann man diese Beobachten. Du erhältst dann alle Benachrichtigungen zu Änderungen an dieser Aufgabe. Zusätzlich kannst du andere Nutzer für die Aufgabe als Beobachter eintragen und diese somit auf diese Aufgabe aufmerksam machen.

Wenn du dein Projekt bzw. dein Unternehmen in verschiedene Teams eingeteilt hast, siehst du hier die jeweils zugeordnete Team-Farbe. So lässt sich auf einen Blick sofort erkennen, zu welchem Team die Aufgabe gehört.

Du erhältst Benachrichtigungen bei allen wichtigen Aktionen zu der Aufgabe. Dies kann ein neuer Kommentar, ein neues Dokument o.Ä. sein. Zudem werden alle Beteiligten beim Erstellen oder Schließen der Aufgaben direkt hierüber benachrichtigt.

Die Aufgabennummer ist eine für den Workspace eindeutig automatisch generierte Nummer, mit der jede Aufgabe identifiziert werden kann. Dies kann bei vielen Aufgaben mit ähnlichen oder gleichen Namen helfen diese nicht miteinander zu verwechseln.

Ist eine Aufgabe fällig oder überfällig wird der entsprechende Verantwortliche automatisch hierüber benachrichtigt. Zudem wird die Fälligkeit der Aufgaben farblich

  • bis gestern fällig = rot,
  • heute fällig = gelb,
  • ab morgen oder keine Fälligkeit = schwarz

in der Übersicht und im Dashboard hervorgehoben.

Ja, du kannst beliebig viele Dokumente zu einer Aufgabe hinzufügen

Dokumente / DMS

Generelle Fragen zum DMS:

Ja, Aufgaben können beliebig viele Dokumente angehängt werden.

Ja, sharesuite verfügt über ein vollständig integriertes Dokumentenmanagementsystem, welches sich sowohl unabhängig von Projekten als auch für jedes Projekt einzeln nutzen lässt. 

Zudem bieten sich hier weitere Möglichkeiten der Freigabe, automatischer Benachrichtigung bei Änderung u.v.m.

Mit dem sharesuite Drive kann man auf Wunsch Verzeichnisstrukturen oder Projekte im sharesuite DMS automatisch mit dem lokalen PC synchronisieren.

Es gibt keine Höchstgrenze und der Speicherplatz wächst mit deinen Anforderungen. Je nach Lizenz ist ein gewisser Speicherplatz bereits enthalten.

Dieser kann je nach Anforderungen in 50 GB Schritten erweitert werden. Die Preise hierfür sind auf der Produktseite aufgeführt.

Jede Datei die du hochlädst ist nach bestimmten Kriterien durchsuchbar. Für alle gängigen Formate wie alle Office und OpenOffice Format, PDF-Dateien, E-Mails und reine Testdateien ist zusätzlich die Suche im Inhalt der Dateien möglich.

Für jedes Projekt gibt es einen eigenen Dokumentenbereich, in dem nur die Dateien und Verzeichnisse aus dem jeweiligen Projekt liegen und automatisch mit Namen des Projektes angelegt werden. Um Dateien und Verzeichnisse aber auch zwischen Projekten einfach verschieben und zugreifen zu können werden diese zusätzlich auch hier als sogenannte virtuelle Ordner angezeigt.

Du kannst jeden Ordner auf „Beobachten“ setzen und erhältst dann für diesen Ordner und alle Unterordner eine stündliche Benachrichtigung per E-Mail wenn sich etwas geändert hat und was sich geändert hat.

Ja, gerade in der Zusammenarbeit mit Externen, die ggf. noch keine Erfahrung mit sharesuite haben, ist dies oft hilfreich.

Ja, diese können im Admin-Bereich definiert werden.

Ja, alte Versionen einer Datei bleiben erhalten und sind über das Versionsarchiv jederzeit einsehbar und auch wiederherstellbar. Neue Versionen werden dabei automatisch mit einer fortlaufenden Versionsnummer markiert.

Ja, Dateien landen mit dem Löschen automatisch im Papierkorb, den du über das Menü auf der linken Seite öffnen kannst.

Ja, die Dokumente sind auch als Modul in der App enthalten.

Hoch- und herunterladen von Dateien:

Ja, du kannst einfach mehrere Dateien auswählen oder per Drag and Drop in das Fenster der sharesuite ziehen. Für Ordner gibt es einen speziellen Upload, der es erlaubt auch ganze Ordnerstrukturen hochzuladen.

Ja, markiere einfach mehrere Dateien und/oder Ordner und klicke auf Download. Es wird hierfür eine Archivdatei für den Download erstellt und zum Download angeboten.

Die Browser übermitteln bei dieser Art des Uploads nur die Dateien mit den jeweiligen Ordnerpfaden, aus der die Ordnerstruktur abgeleitet und erstellt werden kann. Leere Ordner werden dabei nicht mit übertragen.

Freigabe und Datenschutz von Dateien:

Bei der Erstellung einer Freigabe wird automatisch ein zweiter Link mit einem Passwort erstellt. Du kannst einfach wählen, welchen Link du versendest.

  • Lesen: Über den Link können alle Datein eingesehen und einzeln oder als Archiv heruntergeladen werden.
  • Bearbeiten: Für eine Datei kann über den Link auch eine neue Version erstellt werden.
  • Vollzugriff: Über den Link besteht Vollzugriff auf die Dateien und Ordner. Es können neue Dateien und Ordner hinzugefügt oder entfernt werden.
  • Nur Upload: Es können keine Dateien heruntergeladen, gelöscht oder verändert werden. Es kann wirklich nur ein Upload erfolgen.

Der Administrator kann für jeden Ordner die Zugriffsberechtigungen festlegen. Diese können sowohl global für alle User, für einzelne Team oder für einzelne Nutzer individuell festgelegt werden. Für Dateien und Unterordner werden diese Einstellungen dann automatisch übernommen.

Ja, selbstverständlich werden die Dateien nach dem Hochladen direkt verschlüsselt und verschlüsselt abgelegt.

E-Mail

Generelle Fragen zum Modul E-Mail:

Das primäre Ziel des integrierten Mail-Clients ist es eine einfache Ablage von E-Mails zu Aufgaben, Projekten, Kontakte etc. zu ermöglichen.

Gerade der Zugriff auf wichtige E-Mails ist häufig ein Problem und die Verfügbarkeit von diesen E-Mails für alle Beteiligten sehr wichtig.

Sämtliche E-Mails lassen sich über den integrierten E-Mail Client projektbezogen ablegen und sind für alle Projektmitglieder entsprechend verfügbar. Dadurch entsteht unter anderem die einfache Möglichkeit Aufgaben direkt aus E-Mails direkt zu erstellen.

Bei der Einrichtung der Postfächer kannst du dies ebenfalls mit angegeben. Hier kommt es darauf an, was der E-Mail Anbieter für Verbindungen akzeptiert. Es handelt sich hierbei um die gleichen Eingaben, die bei deinem normalen E-Mail Client wie Outlook oder Thunderbird notwendig sind.

Hierbei handelt es sich um Standard-Ordner, die festlegen, wo E-Mails abgelegt werden sollen. Wird eine neue E-Mail geschrieben wird diese in dem Ordner abgelegt, der für Gesendet hinterlegt ist. Gelöschte E-Mails landen automatisch im Papierkorb und geschrieben aber noch nicht abgeschickte E-Mails in den Entwürfen. In der Regel gibt es diese Ordner bereits in deinem Postfach und diese werden automatisch vorausgewählt.

Ja, diese lässt sich in den Einstellungen für das Postfach hinterlegen.

Ja, es werden E-Mail Adressen aus dem eigenen Postfach automatisch vorgeschlagen. Zusätzlich besteht ein direkter Zugang zum den in sharesuite hinterlegten Kontakten.

Nein, nur E-Mails, die in sharesuite abgelegt wurden, sind auch für andere sichtbar. Auf das Postfach an sich hast immer nur du Zugriff.

Ja, du kannst für ein oder mehrere E-Mails auf einmal eine Aufgabe erstellen. Die E-Mails werden dann automatisch als Anlage zu der Aufgabe angehängt.

Die E-Mail enthält hierzu ein entsprechendes Tag (Markierung), in der du sehen kannst wozu diese E-Mail bereits abgelegt wurde. Durch ein Klick auf das Tag, kannst du auch direkt in die Verknüpfung (z.B. eine Aufgabe) wechseln.

Gehen E-Mails an mehrere Empfänger erkennt sharesuite automatisch, wenn eine dieser E-Mails bereits von einem Kollegen abgelegt wird und markiert dies auch in deinem Postfach als Hinweis.

Zugriff zu abgelegten E-Mails von dir und den weiteren Projektteilnehmer findest Du direkt im Projekt im Menüpunkt für die E-Mails. Zusätzlich werden die E-Mails automatisch in einem speziellen Ordner in den Dokumenten für das Projekt abgelegt. So kannst du diese auch als Datei einfach herunterladen oder mit dem Drive in dein lokales Laufwerk synchronisieren.

Ja, anstatt einer E-Mail kannst du auch einfache mehrere auf einmal markieren.

Ja, wie bei den Projekten lassen sich E-Mails auch hier direkt über den Mail-Client zuordnen.

Einbinden des E-Mail Clients in sharesuite:

Ja, es können beliebig viele Postfächer eingebunden werden.

Ja, alle gängigen Funktionen eines Web-Mailers sind auch in sharesuite integriert.

Per default werden die Zugangsdaten, Einstellungen deines Postfachs und Basis-Informationen für die E-Mails wie der Betreff, Datum, Empfänger, Absender etc. gespeichert. Die eigentliche E-Mail wird in der Standard-Konfiguration erst vom Mail-Server nachgeladen, wenn diese abgelegt werden soll.

Es lassen sich alle gängigen Postfächer verbinden.

Häufige Ursache hierfür sind falsche Servereinstellungen. Prüfe dies einfach mit den Daten deines E-Mail Providers oder Administrators. Kontaktiere uns gerne, falls du hierbei Support benötigst.

Es gibt u.a. bei IMAP Postfächern die Möglichkeit Ordner zu abonnieren, welche dann auch in der Übersicht der Ordner angezeigt werden. Dies wird auch durch unseren Mail-Client beachtet und die Funktionen zum Abonnieren von Ordnern ist in den Einstellungen zu dem Postfach zu finden.

Nein, sobald eine E-Mail in sharesuite abgelegt wurde, bleibt diese auch erhalten, wenn diese aus dem eigenen Postfach entfernt wird.

Ja, die Informationen werden nicht in deinem E-Mail Konto gespeichert und können anhand der E-Mail beim erneuten Einbinden des Postfachs wiederhergestellt werden.

In den Standard-Einstellungen werden nach dem Einrichten eines Postfachs nur gewisse Informationen auf unseren Servern direkt gespeichert. Die E-Mail mit Inhalt und Anhang wird dabei erst abgerufen, wenn du diese auch wirklich öffnest oder ablegen möchtest. Dies kann je nach aktueller Auslastung oder Verfügbarkeit des Mail-Servers bei dem dein Postfach liegt zu einer gewissen Verzögerung kommen.

Wir bieten hier zusätzlich die Option E-Mails auch direkt vollständig vorab herunterzuladen, was die Zugriffszeiten erheblich verkürzt. Die E-Mails werden dabei selbstverständlich geschützt und verschlüsselt abgelegt und stellen so eine Art Kopie oder weiteres Backup zu deinem E-Mail Provider da.

CRM

Erinnerungen und Benachrichtigungen werden automatisch durch das System verschickt. Eine Möglichkeit der Definition von Workflows zur Abbildung von weiteren Geschäftsprozessen bieten wir darüber hinaus zusätzlich an.

Dies ist in einigen Modulen möglich und wird aktuell immer weiter ausgebaut. Workflows erlauben z.B. die freie Definition von beliebigen Formularen.

Neue Kontakte die angelegt werden, sind grundsätzlich erst einmal für den Ersteller (Besitzer) des Kontaktes sichtbar. Wird zusätzlich direkt ein Verantwortlicher oder ein Team ausgewählt, haben auch diese direkt Zugriff auf den Kontakt. Bei dem Team kann zudem direkt ausgewählt werden, dass der Kontakt global im Workspace, also von „Allen“, gesehen werden kann. Für jeden Kontakt lässt sich aber individuell über die Berechtigungsfunktion steuern, welche weitern Teams oder User Zugriff hierauf haben.

Ja, wie bei den Projekten lassen sich E-Mails auch hier direkt über den Mail-Client zuordnen.

Ja, dies kann im Bereich Notizen gemacht werden.

Ja, diese Aufgaben sind dann entsprechend auch im Aufgabenmodul für den jeweiligen Verantwortlichen sichtbar.

Kontakte lassen sich direkt in der Übersicht als Excel-Datei exportieren.

Akkordeon Inhalt

Der Import von Kontakten ist über eine Excel-Datei möglich.

Ja, du kannst einfach mehrere oder alle Kontakte in der Übersicht auswählen und auf den Button zum Bearbeiten klicken.

Ja, jeder mit Zugriffsrechten auf den Kontakt findet diese auch in der Übersicht.

Verknüpfungen selbst können in der Administration erstellt werden. Mit diesen kannst Du verschiedenen Kontakte im Bezug zueinander bringen und so zum Beispiel festhalten, welche Unternehmen miteinander wie verbunden sind.

Diese können im Administrationsbereich definiert werden.

Workflows

Erinnerungen und Benachrichtigungen werden automatisch durch das System verschickt. Eine Möglichkeit der Definition von Workflows zur Abbildung von weiteren Geschäftsprozessen bieten wir darüber hinaus zusätzlich an.

Dies ist in einigen Modulen möglich und wird aktuell immer weiter ausgebaut. Workflows erlauben z.B. die freie Definition von beliebigen Formularen.

Durch die frei definierbaren Schritte eines Workflows, sind diese natürlich für die verschiedensten Zwecke einsetzbar. Häufiger Anwendungsfall ist hierfür die Genehmigung von Urlauben oder von Freigabeprozessen.

Ein Workflow hat eine klar definierte Abfolge der einzelnen Aufgaben/Aktionen, die von den unterschiedlichen Beteiligten bis zum Abschluss erfolgen müssen. Ist der eigene Schritt hierbei abgeschlossen, kann dieser mit der Schaltfläche Bestätigung an den nächsten Verantwortlichen übergeben werden. Es kann hierbei aber auch vorkommen, dass Eingaben aus vorherigen Schritten nicht korrekt sind oder es ggf. Rückfragen hierzu gibt. Der Prozess kann dann mit der Schaltfläche Ablehnen nochmal zum vorherigen Bearbeiter übergeben werden.

Alle Workflows sind grundsätzlich frei definierbar.

Im Workflow Designer definierst du quasi das Schema durch das der eigentliche Prozess hinterher läuft. Diese kann daher nur in bestimmten Teilen verändert werden, sofern es bereits laufende oder abgeschlossene Prozesse hierzu gibt. Du kannst den bestehenden Workflow aber einfach kopieren und in der Kopie dann die gewünschten Änderungen vornehmen.

In der Übersicht siehst du erst einmal nur die laufenden Workflow-Prozesse, für die du selbst derzeit zuständig bist und etwas tun musst. Entfernst du diesen Filter in den oberen Leiste erhältst du auch Zugriff auf alle bereits von dir bestätigten Workflows.

Du erhältst ab dem Moment Zugriff auf den Prozess, sobald du für diesen in einem Bearbeitungsschritt verantwortlich wirst.

Mit Hilfe des Namens kannst du den Workflow leichter in der Übersicht wiederfinden.

Ja, wie alle Übersichten in sharesuite kannst du dir auch diese entsprechend anpassen.

Mit dem Zeitlimit wird die Fälligkeit festgelegt, bis wann ein bestimmter Schritt erledigt werden soll. Wird am 10. eines Monats beispielsweise bei einem laufenden Prozess ein Schritt bestätigt und der nächste Schritt hat zwei Tage als Zeitlimit, dann wird dem zuständigen Bearbeiter für die Erledigung automatisch der 12. als Datum angezeigt.

Hierdurch kann klar definiert werden, wie lange der Prozess mit allen Schritten bis zum Abschluss maximal benötigen sollte.

Ja, zu jedem Schritt lässt sich ein beliebiges Formular hinzufügen.

Für laufende Workflow-Prozesse lassen sich Dokumente (Office/OpenOffice-Formate) anhand der bisherigen Eingaben aus dem Prozess generieren. Die Vorlage hierzu kann mit entsprechenden Platzhaltern angelegt werden und im Workflow-Designer für den jeweiligen Schritt hinterlegt werden. Die entsprechenden Platzhalten sind über die Hilfe im dem Bereich für die Vorlagen zu finden.

Bei der Definition eines Workflows lassen sich für jeden Prozessschritt die Verantwortlichen hierfür definieren. Hierbei können sowohl der Ersteller des konkreten Prozesses, beliebige Nutzer, Teams oder (falls in Teams hinterlegt) der Vorgesetzte des vorherigen Users sein.

Der Vorgesetzte eines Nutzers wird aus der Teamdefinition und dem entsprechenden Teamleiter abgeleitet. Ist ein Nutzer dabei in mehreren Teams, wird das Standard-Team hierfür verwendet.

Es erfolgt ein Hinweis für den Nutzer, dass der nächste Verantwortliche manuell ausgewählt werden muss und es erscheint die entsprechende Eingabe hierzu.

Ja, alle Beteiligten werden über wichtige Änderungen informiert.

Bei vielen Workflows ist es oft hilfreich, wenn diese in Kategorien unterteilt werden kann. Dies dient nur zur Übersicht beim Starten oder Filtern von Prozessen.

Budgetplanung

Projekte lassen sich mit einem entsprechenden Auftragswert und Budgets versehen, welche auch nach Eigenleistungen, Fremdleistungen usw. aufgeteilt werden können.

In einer speziellen Übersicht können alle Projekte, bei denen Budgets hinterlegt wurden, dargestellt werden. Über einen Ampelindikator kann der aktuelle Stand jedes einzelnen Projekts direkt angezeigt werden.

Drive

Ja, die E-Mails werden automatisch in einem speziellen Ordner in den Dokumenten für das Projekt abgelegt. So kannst Du diese als Datei einfach herunterladen oder mit dem Drive in dein lokales Laufwerk synchronisieren.

Für die Synchronisation der Dokumente steht, mit dem sharesuite Drive, ein Tool zur Verfügung, welches auf Windows, MacOS und Linux installiert werden kann.

Standardpaket: 2 GB pro Nutzer 

Enterprisepaket: 5 GB pro Nutzer

Weiterer Speicher kann in 50 GB Blöcken für 10 Euro dazugebucht werden.

App

Ja, du kannst die App für Android oder iOs im jeweiligen Store kostenlos herunterladen.

Eine Desktop App für die gesamte sharesuite wird nicht angeboten. Für die Synchronisation der Dokumente steht aber mit dem sharesuite Drive ein Tool zur Verfügung, welches auf Windows, MacOS und Linux installiert werden kann.

Ja, die Ereignisse sind in der App enthalten.

Ja, neue Nachrichten werden in der App auch mit einer Push-Benachrichtigung angezeigt, so dass du wie bei allen gängigen Messengern sofort über neue Nachrichten informiert wirst.

Ja, in der App können Sprachnachrichten verschickt werden.

Ja, die Dokumente sind auch als Modul in der App enthalten.