FAQ
Fragen zum Modul Aufgaben:
Du kannst die Aufgaben in sharesuite sowohl als eigene To-Do’s, als Teamaufgaben, CRM-Aufgaben oder natürlich Projektaufgaben verwenden.
Ja, du kannst verschiedene Spalten ein- und ausblenden und per Drag and Drop die Reihenfolge der Spalten anpassen.
Ja, mit einem Klick auf die jeweilige Spalte kannst du diese nach deinen Wünschen sortieren.
Die Zugriffe auf Aufgaben werden per default automatisch durch die Angaben beim Anlegen einer Aufgabe festgelegt. Legst du eine Aufgabe für einen Kollegen an, so hast nur du und der Kollege hierauf Zugriff. Bei einer Aufgabe, die einem Team zugewiesen wird, hat automatisch auch das ganze Team hierauf Zugriff usw. Selbstverständlich können die Berechtigungen für jede Aufgabe auch individuell angepasst werden und weitere Teams, einzelne Nutzer oder der ganze Workspace können mit wenigen Klicks Zugriff auf die Aufgabe bekommen.
Ja, Aufgaben können mit einem entsprechenden Hinweis zur Verknüpfung auch mit beliebig vielen anderen Aufgaben verknüpft werden.
Ja, beim Klonen von Aufgaben kannst du zudem entscheiden, welche Informationen (z.B. alle angehängten Dokumente) mit übernommen werden sollen.
Ja, für jede Aufgabe kann ein Fortschritt von 0-100% gesetzt werden.
Eine Aufgabe kann bewusst nur einen Verantwortlichen haben, der auch der Ansprechpartner bei Fragen zu dieser Aufgabe ist. Eine Aufgabe kann aber weitere Beteiligte haben, die an der Erledigung der Aufgabe mitwirken können.
Wenn man den Verlauf einer Aufgabe verfolgen möchte, an der man nicht direkt beteiligt ist, kann man diese Beobachten. Du erhältst dann alle Benachrichtigungen zu Änderungen an dieser Aufgabe. Zusätzlich kannst du andere Nutzer für die Aufgabe als Beobachter eintragen und diese somit auf diese Aufgabe aufmerksam machen.
Wenn du dein Projekt bzw. dein Unternehmen in verschiedene Teams eingeteilt hast, siehst du hier die jeweils zugeordnete Team-Farbe. So lässt sich auf einen Blick sofort erkennen, zu welchem Team die Aufgabe gehört.
Du erhältst Benachrichtigungen bei allen wichtigen Aktionen zu der Aufgabe. Dies kann ein neuer Kommentar, ein neues Dokument o.Ä. sein. Zudem werden alle Beteiligten beim Erstellen oder Schließen der Aufgaben direkt hierüber benachrichtigt.
Die Aufgabennummer ist eine für den Workspace eindeutig automatisch generierte Nummer, mit der jede Aufgabe identifiziert werden kann. Dies kann bei vielen Aufgaben mit ähnlichen oder gleichen Namen helfen diese nicht miteinander zu verwechseln.
Ist eine Aufgabe fällig oder überfällig wird der entsprechende Verantwortliche automatisch hierüber benachrichtigt. Zudem wird die Fälligkeit der Aufgaben farblich
- bis gestern fällig = rot,
- heute fällig = gelb,
- ab morgen oder keine Fälligkeit = schwarz
in der Übersicht und im Dashboard hervorgehoben.
Ja, du kannst beliebig viele Dokumente zu einer Aufgabe hinzufügen