FAQ
Fragen zum Modul Dokumente
► GENERELLE FRAGEN:
Ja, Aufgaben können beliebig viele Dokumente angehängt werden.
Ja, sharesuite verfügt über ein vollständig integriertes Dokumentenmanagementsystem, welches sich sowohl unabhängig von Projekten als auch für jedes Projekt einzeln nutzen lässt.
Zudem bieten sich hier weitere Möglichkeiten der Freigabe, automatischer Benachrichtigung bei Änderung u.v.m.
Mit dem sharesuite Drive kann man auf Wunsch Verzeichnisstrukturen oder Projekte im sharesuite DMS automatisch mit dem lokalen PC synchronisieren.
Es gibt keine Höchstgrenze und der Speicherplatz wächst mit deinen Anforderungen. Je nach Lizenz ist ein gewisser Speicherplatz bereits enthalten.
Dieser kann je nach Anforderungen in 50 GB Schritten erweitert werden. Die Preise hierfür sind auf der Produktseite aufgeführt.
Jede Datei die du hochlädst ist nach bestimmten Kriterien durchsuchbar. Für alle gängigen Formate wie alle Office und OpenOffice Format, PDF-Dateien, E-Mails und reine Testdateien ist zusätzlich die Suche im Inhalt der Dateien möglich.
Für jedes Projekt gibt es einen eigenen Dokumentenbereich, in dem nur die Dateien und Verzeichnisse aus dem jeweiligen Projekt liegen und automatisch mit Namen des Projektes angelegt werden. Um Dateien und Verzeichnisse aber auch zwischen Projekten einfach verschieben und zugreifen zu können werden diese zusätzlich auch hier als sogenannte virtuelle Ordner angezeigt.
Du kannst jeden Ordner auf „Beobachten“ setzen und erhältst dann für diesen Ordner und alle Unterordner eine stündliche Benachrichtigung per E-Mail wenn sich etwas geändert hat und was sich geändert hat.
Ja, gerade in der Zusammenarbeit mit Externen, die ggf. noch keine Erfahrung mit sharesuite haben, ist dies oft hilfreich.
Ja, diese können im Admin-Bereich definiert werden.
Ja, alte Versionen einer Datei bleiben erhalten und sind über das Versionsarchiv jederzeit einsehbar und auch wiederherstellbar. Neue Versionen werden dabei automatisch mit einer fortlaufenden Versionsnummer markiert.
Ja, Dateien landen mit dem Löschen automatisch im Papierkorb, den du über das Menü auf der linken Seite öffnen kannst.
Ja, die Dokumente sind auch als Modul in der App enthalten.
sharesuite benachrichtigt dich, wenn bestimmte Grenzen erreicht worden sind, z.B. 80 %. In der Regel meldet sich jemand von unserem Sales Team bei dir.
In Q4 wird es die Möglichkeit geben, dass man dies selber im Adminbereich sehen und erweitern kann.
► FRAGEN ZUM HOCH- UND HERUNTERLADEN VON DATEIEN:
Ja, du kannst einfach mehrere Dateien auswählen oder per Drag and Drop in das Fenster der sharesuite ziehen. Für Ordner gibt es einen speziellen Upload, der es erlaubt auch ganze Ordnerstrukturen hochzuladen.
Ja, markiere einfach mehrere Dateien und/oder Ordner und klicke auf Download. Es wird hierfür eine Archivdatei für den Download erstellt und zum Download angeboten.
Die Browser übermitteln bei dieser Art des Uploads nur die Dateien mit den jeweiligen Ordnerpfaden, aus der die Ordnerstruktur abgeleitet und erstellt werden kann. Leere Ordner werden dabei nicht mit übertragen.
► FRAGEN ZU FREIGABEN UND DEM DATENSCHUTZ VON DATEIEN:
Ja, beides ist möglich.
Bei der Erstellung einer Freigabe wird automatisch ein zweiter Link mit einem Passwort erstellt. Du kannst einfach wählen, welchen Link du versendest.
- Lesen: Über den Link können alle Datein eingesehen und einzeln oder als Archiv heruntergeladen werden.
- Bearbeiten: Für eine Datei kann über den Link auch eine neue Version erstellt werden.
- Vollzugriff: Über den Link besteht Vollzugriff auf die Dateien und Ordner. Es können neue Dateien und Ordner hinzugefügt oder entfernt werden.
- Nur Upload: Es können keine Dateien heruntergeladen, gelöscht oder verändert werden. Es kann wirklich nur ein Upload erfolgen.
Der Administrator kann für jeden Ordner die Zugriffsberechtigungen festlegen. Diese können sowohl global für alle User, für einzelne Team oder für einzelne Nutzer individuell festgelegt werden. Für Dateien und Unterordner werden diese Einstellungen dann automatisch übernommen.
Ja, selbstverständlich werden die Dateien nach dem Hochladen direkt verschlüsselt und verschlüsselt abgelegt.