FAQ
Fragen zum Modul Projekte
► GENERELLE FRAGEN:
Ja, es können beliebig viele Einzel- und Gruppenkalender hinzugefügt werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit einen (falls vorhanden) eigenen Exchange-Kalender direkt mit sharesuite zu verbinden. Dieser synchronisiert die Termine dann wie gewohnt mit einem MS Exchange Server.
Ja, es gibt einen übergreifenden Messenger, in dem sowohl Einzelchats als auch (Gruppen-) Chats zu einzelnen Themen erstellt werden können.
Diese können darüber hinaus in einer App dargestellt werden. Über Push-Nachrichten erhält jeder Beteiligte sofort eine Benachrichtigung und kann wie mit einem „gewöhnlichen“ Messenger hiermit arbeiten.
Zusätzlich gibt es ein Projekttagebuch, in dem die Projektbeteiligten/der Projektleiter den Stand des Projektes einfach dokumentieren kann.
Workflows können frei definierbar in der sharesuite hinterlegt werden. Dementsprechend lässt sich auch ein Projekt-Antrags-Workflow realisieren.
Pro Projekt gibt es ein Cockpit, in dem die wichtigsten Informationen für das Projekt zusammengefasst sind. Aktuell ist dies (noch) nicht einzeln für jedes Projekt frei definierbar.
Wird das Projekt mit einem Team verknüpft, wird die entsprechende Teamfarbe am linken Rand in der Übersicht dargestellt.
Das konkrete Team, was aktiv an dem Projekt arbeitet, kann hiervon allerdings abweichen und kann individuell pro Projekt festgelegt bzw. angepasst werden.
Checklisten für Projekte können aktuell in Form von Projektaufgaben realisiert werden. Die Erstellung von Projektvorlagen vereinfacht hier ein wiederholtes Anlegen.
Die Projektübersicht lässt sich mit allen wesentlichen Informationen und dem letzten Stand (wie z.B. der letzte Tagebucheintrag) exportieren.
Die Projekte sind vollständig integriert mit dem Dokumentenmanagement. Du kannst somit sogar eine komplette Ordnerstruktur inkl. verschiedener Berechtigungsstufen erstellen.
Jedes Projekt lässt sich mit einem Standort verknüpfen, der auf einer Karte später dargestellt werden kann. Die Suche nach bereits durchgeführten Projekten in verschiedenen Umkreisen ist hierdurch sehr einfach möglich.
Ja, dieser kann entweder direkt eingegeben oder auf einer Karte mit einem Pin ausgewählt werden.
Beides ist möglich und kann enorm hilfreich für das Erkennen von Chancen oder der Akquise neuer Projekte sein.
Ja, du kannst ein Projekt als Vorlage erstellen und nach deinen Wünschen konfigurieren. Beim Hinzufügen neuer Projekte, kannst du diese Vorlage nun auswählen und sogar noch individuell festlegen, was genau aus der Vorlage übernommen (z.B. Ordnerstruktur mit Dokumenten, Gantt-Planung, etc.) werden soll.
Es gibt hierfür im Projekt einen eigenen Bereich „Team“, in dem du jedes Teammitglied einzeln verwalten kannst.
Das Projekttagebuch bietet eine einfache Möglichkeit den aktuellen Stand des Projektes festzuhalten. Der jeweils letzte Eintrag kann hier auch im Projektcockpit und der Übersicht zu allen Projekten angezeigt werden.
Ja, dieses ist zudem direkt mit dem Projekt integriert, so dass du zusätzlich zu deinem Team auch genau festlegen kannst, welche externen Partner an dem Projekt beteiligt sind. Später kannst du über das CRM auswerten, welche Projekte bereits mit welchem Partner erledigt wurden.
Ja, du kannst dies in den Details hinterlegen.
Sofern zusätzlich das CRM verwendet wird, können für einen Kunden oder auch ein beteiligtes Unternehmen (Fremdleister) alle Projektbeteiligungen aufgelistet werden.
► FRAGEN ZUM GANTT-CHART:
Der Gannt Chart kann als Bilddatei (png) oder als PDF-Datei exportiert werden.
Ein Import ist für MS Projekt Dateien vorhanden.
► FRAGEN ZUR TÄTIGKEITSERFASSUNG:
Ja, jeder Mitarbeiter kann seine Arbeitszeiten erfassen und/oder Tätigkeiten auf die einzelnen Projekte buchen. Diese können entsprechend ausgewertet werden.
Darüber hinaus können dem Mitarbeiter sowohl interne als auch externe Stundensätze für die Abrechnung hinterlegt werden, die dann im Projekt sichtbar sind.
Ja, in den Finanzdetails zu dem Projekt kannst du im Bereich Eigenleistungen alle Stunden des Teams sehen, die für das Projekt erfasst wurden. Zusätzlich kann für jedes Teammitglied ein interner und externer Stundensatz erfasst werden, so dass genau nachvollzogen werden kann, was mich das Projekt bisher intern gekostet hat und was (je nach Projektart) bereits in Rechnung gestellt werden kann.
Das Projekttagebuch bietet eine einfache Möglichkeit den aktuellen Stand des Projektes festzuhalten. Der jeweils letzte Eintrag kann hier auch im Projektcockpit und der Übersicht zu allen Projekten angezeigt werden.
Ja, ist das Finanzmodul für die Projekte aktiviert kann direkt bei der Projektanlage der Auftragswert bzw. das Budget für das Projekt erfasst und auf einzelne Positionen wie Eigen- oder Fremdleistungen verteilt werden.
Ja, sofern das Finanzmodul für die Projekte aktiviert ist. Beim Hinzufügen eines Nutzers zu dem Projektteam kann dieser mit einem Stundensatz hinterlegt werden.
Ja, sowohl für jeden Mitarbeiter als auch für jedes Projekt lassen sich vordefinierte Stundensätze festlegen. So kann z.B. einmal festgelegt werden, wie viel der Stundensatz für den Projektleiter, Sachbearbeiter oder Hiwi bei allen Projekten des Unternehmens ist. Diese lassen sich für jedes Projekt dann auf Wunsch individuell anpassen.
Jedes Projektmitglied kann in der Administration mit einem internen Stundensatz hinterlegt werden, mit dem ich festlegen kann, was dem Unternehmen der Mitarbeiter pro Stunde wirklich kostet. Diese sind entsprechend global gültig und lassen sich nicht für ein Projekt gesondert anpassen. Die externen Stundensätze werden dann für die Verrechnung des Projektes gegenüber dem Auftraggeber verwendet
Sofern zusätzlich das CRM verwendet wird, können für einen Kunden oder auch ein beteiligtes Unternehmen (Fremdleister) alle Projektbeteiligungen aufgelistet werden.
► FRAGEN ZUR E-MAIL-ABLAGE BEI PROJEKTEN:
Ja, die Ablage kann über den integrierte Mail-Client manuell oder automatisch erfolgen oder direkt als Datei zu dem Projekt hochgeladen werden. Es gibt für jedes Projekt eine spezielle Ansicht, in der alle Mails direkt online einsehbar sind. Zudem werden diese als Datei in den Dokumenten abgelegt und können so einfach auf das lokale Netzlaufwerk (falls vorhanden) synchronisiert werden.
Ja, E-Mails lassen sich in der Ansicht für die Projekte taggen. So kann z.B. ein Tag für jede Projektphase erstellt werden und die E-Mails können dieser zugeordnet werden.
Jede E-Mail wird bei der Ablage direkt als Datei (.eml Format) in den Dokumenten gespeichert und diese werden automatisch in diesem Ordner abgelegt. Für jedes Tag wird dabei zusätzlich automatisch ein Unterordner erstellt, so dass die gesamte Struktur der E-Mails mit einem Klick heruntergeladen werden kann.
Ja, einzelne oder mehrere E-Mails auf einmal lassen sich per Klick oder bequem per Drag and Drop auch direkt zu dem Projekt hinzufügen.
► FRAGEN ZU PROJEKTNUMMERN:
Ja, jedes Projekt wird automatisch mit einer eindeutigen Projektnummer angelegt.
Ja, beides ist möglich.
Die Projektübersicht lässt sich mit allen wesentlichen Informationen und dem letzten Stand (wie z.B. der letzte Tagebucheintrag) exportieren.