How to sharesuite
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Aufgabenübersicht

Einführung 

In diesem Hilfstext geht es um die Arbeit mit dem Aufgabenmodul in sharesuite. Hier zeigen wir dir u.a., welche Aufgabenarten es gibt, wie du sie erstellst, bearbeitest und wie du die Status deiner Aufgaben bearbeitest.

Um die einzelnen Abläufe besser visualisieren zu können, haben wir noch ein Video vorbereitet. Viel Spaß beim Anschauen. 

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Übersicht

  1. Die Aufgabenübersicht findest du im sharesuite Menü unter „Aufgaben“.
  2. Oben findest du eine Filterleiste, die dir hilft, deine Aufgaben schneller zu finden. Du kannst nach Teams filtern, nach Status der Aufgaben, nach Verantwortlichen sowie Projekten.
  3. Dort kannst du auch speziell nach Aufgaben filtern, wo du als Verantwortliche/r gesetzt wurdest, nach Aufgaben, die du erstellt hast oder nach Aufgaben, die du erstellt hast UND als Verantwortliche/r drinstehst.
  4. Über die Aktionsleiste steuerst du die Arbeit im Aufgabenmodul. Hier kannst du: Aufgaben erfassen, sie bearbeiten, löschen, anzeigen lassen oder schließen.
  5. Hier findest du auch das Untermenü mit weiteren Befehlen.

Hinweis: Du kannst die Filter auch beliebig kombinieren.

Anlegen von Aufgaben

  1. Um eine Aufgabe anzulegen, gehst du in der Aktionsleiste deiner Aufgabenübersicht auf „Aufgabe erfassen“.
  2. In der Eingabemaske findest du ein Feld für den Namen – also die Bezeichnung der Aufgabe – sowie einen umfassenden Editor, mit dem du die Beschreibung deiner Aufgaben visuell aufwerten und verständlich gestalten kannst.
  3. Außerdem kannst du das entsprechende Team hinzufügen, zu welchem die Aufgabe gehört und du kannst der Aufgabe einen Verantwortlichen hinzufügen.
  4. Die Aufgabe gehört zu einem Projekt? Das kannst du in diesem Schritt auch direkt angeben. Mit einem Klick auf den Pfeil in dem Feld öffnet sich eine Auswahl deiner Projekte.
  5. Fälligkeiten oder mögliche Wiederholungen der Aufgabe kannst du hier ebenfalls mit angeben.
  6. Unter „Mehr“ kannst du noch Informationen zum Kunden, die Priorität sowie einen Wunschtermin angeben.
  7. Mit einem Klick auf „Speichern“ ist die Aufgabe automatisch erstellt.

Arten von Aufgaben

  1. sharesuite bietet dir die Wahl zwischen Aufgaben und Teilaufgaben.

Du kannst eine (Haupt-)Aufgabe erfassen und ihr eine Teilaufgabe zuordnen.

  1. Um eine Teilaufgabe zu erfassen, gehst du auf den Pfeil in dem „Aufgabe erfassen“ Button. Daraufhin schiebt sich vom rechten Seitenrand die bekannte „Aufgabe erfassen“ Maske rein.

3. Fülle nun die Maske aus, ruhig mit Bezug auf die Hauptaufgabe.

4. Mit einem Klick auf „Speichern“ hast du die Teilaufgabe erstellt.

5. Die gerade erstellte Teilaufgabe findest du nun in deiner Hauptaufgabe in der Box „Unteraufgaben“. Wenn du sie anklickst, wirst du direkt ins Fenster dieser Aufgabe navigiert.

6. Um der Hauptaufgabe weitere Teilaufgaben hinzuzufügen, klicke einfach auf „Neue Teilaufgabe“. Der Arbeitsprozess bleibt der gleiche.

Bearbeiten von Aufgaben

  1. Um eine bestehende Aufgabe zu bearbeite, klicke unter dem Symbol in der Aktionsleiste auf „Aufgabe bearbeiten“.
  2. Daraufhin wird von rechts wieder die Maske eingeschoben, in der du über den Editor die Beschreibung ändern kannst. Verantwortliche, Teams oder dergleichen kannst du jeweils in den entsprechenden Feldern anpassen.
  3. Mit einem Klick auf „Speichern“ sind die Änderungen übernommen.

Hinweis: Wenn es sich um eine Aufgabenserie handelt, die du bearbeiten willst, kannst du unter dem gleichen Bearbeitungssymbol in der Aktionsleiste „Serie bearbeiten“ anklicken.

Bulk Update/ Bulk Delete

  1. Mit sharesuite kannst du mehrere Aufgaben gleichzeitig bearbeiten, wenn du in der Listenansicht mehrere Beiträge auswählst.
  2. Anschließend gehst du auf „Bearbeiten“

3. Dann markierst du die Elemente, die du für die Aufgaben bearbeitet haben willst und füllst die Felder dazu entsprechend aus.

4. Klicke auf „Speichern“ um deine Änderungen zu sichern.

Hinweis: Genauso kannst du mehrere Aufgaben gleichzeitig löschen. Markiere sie wieder und gehe diesmal auf „Löschen“ statt auf „Bearbeiten“.

Statuswechsel bei Aufgaben

Erstellte, aber noch nicht bearbeitete Aufgaben, werden allgemein erstmal als „Offen“ angezeigt. Grundsätzlich gibt es die Status „Offen“, „In Bearbeitung“ und „Geschlossen“.

  1. Um den Status einer Aufgabe anzupassen, öffnest du die entsprechende Aufgabe und gehst in der Aktionsleiste auf „Status ändern“
  2. Hierunter findest du alle festgelegten Status und kannst dir den zutreffenden aussuchen.
  3. Um eine Aufgabe zu schließen, klickst du in der Aktionsleiste einfach auf „Aufgabe schließen“.

Hinweis: Als Administrator kannst du im Administrationsbereich unter: Einstellungen – Aufgaben – Status die Status zu deinen Aufgaben in der sharesuite beliebig erweitern und euren firmenspezifischen Workflows entsprechend anpassen.

Aufgabe erneut öffnen

Geschlossene Aufgaben sind nicht zwangsweise unwiderruflich geschlossen. Mit sharesuite kannst du geschlossene Aufgaben einfach wieder öffnen.

  1. Öffne dazu die entsprechende Aufgabe und klicke in der Aktionsleiste auf „Aufgabe erneut öffnen“.

Hinweis: Um die Aufgabe schneller zu finden, suche in der Übersicht mit der Filterfunktion einfach nach geschlossenen Status.

2. Anschließend öffnet sich eine Maske, in der du die/den Verantwortliche/n entweder behalten oder neu zuordnen kannst, wo du den Status entsprechend anpassen und einen Kommentar dazu verfassen kannst.

3. Klicke auf „Aufgabe erneut öffnen“, um die Änderungen zu speichern. Die Aufgabe ist nun wieder offen, bzw. mit dem neuen Status versehen und kann entsprechend neu bearbeitet werden.

Aufgaben kovertieren

  1. Um eine Aufgabe zu konvertieren, gehe über die Aktionsleiste (über die drei Punkte) auf „Konvertieren“.
  2. Klicke dann in der Maske auf die Aufgabenart, in welche du die Aufgabe konvertieren willst.
  3. Wenn du sie als Unteraufgabe konvertieren willst, kannst du hier gleichzeitig die Hauptaufgabe auswählen, der du sie hinzufügen möchtest.

Aufgaben klonen

  1. Um eine Aufgabe zu klonen, gehe über die Aktionsleiste (über die drei Punkte) auf „Klonen“.
  2. In der darauf erscheinenden Maske kannst du den Namen der geklonten Aufgabe eingeben und entscheiden, was aus der ursprünglichen Aufgabe geklont werden soll (Beobachter, Dokumente, Erinnerung).
  3. Klicke auf „Speichern“, um die Änderungen zu speichern und das Klonen abzuschließen.

Aufgaben verknüpfen

  1. Um eine Aufgabe mit einer anderen zu verknüpfen, gehe über die Aktionsleiste (über die drei Punkte) auf „Verknüpfen“.
  2. Wähle in der Maske die Aufgabe aus, mit der du diese verknüpfen möchtest und füge einen Kommentar hinzu, wenn du etwas dazu zu sagen hast.
  3. Klicke auf „Speichern“, um die Aufgaben miteinander zu verknüpfen.