How to sharesuite
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Dokumente - Die Grundlagen

Einführung 

Unter Dokumente steht dir eine vollwertige Ablage für Ordner und Dateien zur Verfügung.

Diese können dabei sowohl für das Unternehmen, bzw. die einzelnen Teams, oder aber projektbezogen abgelegt werden. In diesem Artikel erklären wir dir nicht nur die Grundlagen hierzu, sondern auch, wie du mit Dokumenten in sharesuite arbeiten und sie projektbezogen anschauen kannst.

Um die einzelnen Abläufe besser visualisieren zu können, haben wir noch ein Video vorbereitet. Viel Spaß beim Anschauen. 

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Die Dokumentenübersicht

  1. Hier findest du die Information über den aktuellen Pfad, in welchem du dich befindest. Ebenso Funktionen für das Navigieren, neu laden der Ansicht oder Öffnen eines Lesezeichens.
  2. In der Filterleiste kannst du direkt ein Projekt auswählen und dadurch nur die projektrelevanten Informationen anzeigen lassen oder nach weiteren Kriterien filtern und suchen.
  3. In der Aktionsleiste stehen dir zahlreiche Funktionen für die Dokumente zur Verfügung.        

Hinweis: Viele hiervon funktionieren auch, wenn mehrere Dateien oder Verzeichnisse ausgewählt wurden.

4. Anzeige der Ordnerhierarchie für die Navigation.

5. Zeigt den Inhalt des aktuell gewählten Ordners.    

Hinweis: Der Inhalt des gewählten Ordners lässt sich in drei verschiedenen Ansichten darstellen: Listen-, Detail- und Symbolansicht. Unter dem Informationssymbol öffnet sich eine Vorschau der ausgewählten Datei sowie Informationen bzgl.  der Dateigröße, des Erstellungs- oder Änderungsdatum, der Berechtigungen, etc.

  1. Vorschau des aktuell ausgewählten Eintrages

Verzeichnis erstellen

  1. Um ein neues Verzeichnis für deine Dokumente anzulegen, klicke einfach auf den „Verzeichnis“ Button.
  2. Daraufhin öffnet sich eine Maske, in die du den Namen, z.B. „Bilder“, und (bei Bedarf) eine Beschreibung eingeben kannst.

Datei/en und Ordner ins Verzeichnis hochladen

  1. Klicke auf den Pfeil des „Datei“ Buttons, um Dateien und Ordner hochzuladen.

Unter „Dateien hochladen“ kannst du eine oder mehrere Dateien auswählen und hochladen.  

Unter „Ordner hochladen“ kannst du einen oder mehrere Ordner in deine sharesuite laden.

Hinweis: Mit einem Klick in die Mitte kommst du direkt in die Maske für den Datei-Upload.

2. Unter „Ordner hochladen“ öffnet sich eine Maske in die du den gewünschten Ordner via Drag & Drop reinziehen kannst oder du machst es genauso wie bei dem Dokumentenupload zuvor.

Achtung: Bei diesem Upload können leere Ordner leider nicht berücksichtigt und daher nicht mit angelegt werden. Werden diese aber benötigt, kannst du den Upload über Archive durchführen.

Archive

Bei einer großen Ordnerstruktur kannst du den Ordner einfach als ZIP Archiv hochladen. Erstelle hierzu zunächst ein ZIP Archiv von den Dateien und Ordnern auf deinem Rechner, die du in deine sharesuite hochladen möchtest, Anschließend ziehst du einfach die lokale Datei in den Zielordner deiner sharesuite.

  1. Hierbei wirst du gefragt, ob du das Archiv direkt entpacken willst.

Bestätigst du dies, wird dir das Archiv als Verzeichnis hochgeladen, in dem sich die einzelnen Dateien dann befinden.

Hinweis: Hochgeladene Archive lassen sich auch zu einem späteren Zeitpunkt problemlos entpacken. Dafür öffnest du, über die Aktionsleiste, das Menü und den Befehl „Archiv entpacken“ aus.

Dateien und Ordner runterladen

  1. Um eine Datei oder einen Ordner herunterzuladen, markierst du die gewünschte Datei, bzw. das gewünschte Verzeichnis und klickst oben in der Aktionsleiste auf Download.

2. Mit der Multiselektion der sharesuite kannst du auch mehrere Dateien gleichzeitig runterladen. Dazu müssen die jeweiligen Dateien markiert und anschließend wieder auf das Downloadsymbol in der Aktionsleiste geklickt werden.

Dateien oder Ordner verschieben

Um Dateien/Ordner zu verschieben, gibt es zwei Möglichkeiten:

  1. Entweder ziehst du die Datei/den Ordner aus der bisherigen Dokumentenansicht in das gewünschte Verzeichnis deiner Ordnerstruktur auf der linken Seite.
  2. Oder du gehst über das Menü auf „Ausschneiden“ und im Zielordner auf „Einfügen“.

Dateien oder Ordner umbenennen

Um eine Datei/einen Ordner umzubenennen, gehst du:

  1. auf „Umbenennen“,
  2. änderst in der daraufhin erscheinenden Maske den Namen und ggf. auch die Beschreibung und speicherst die ÄnderungenGenau so funktioniert es auch mit den Ordnern. 

 

Hinweis:

Mit der Multiselektion kannst du mehrere Dateien gleichzeitig verschieben oder umbenennen. Um sie zu verschieben, markierst du einfach die gewünschten Dateien und ziehst sie wieder via drag & drop in den neuen Zielordner. Zum gleichzeitigen Umbenennen:

  1. Markierst du die gewünschten Dokumente,
  2. Wählst den Befehl „Umbenennen“ aus und
  3. Passt die Felder in der darauf erscheinenden Maske an.

Dateien löschen

  1. Um eine Datei zu löschen, markiere sie einfach und gib in der Symbolleiste den Befehl „löschen“.
  2. Im sharesuite Menü, unter dem aufgeklappten Punkt „Dokumente“, findest du den Papierkorb.

4. Hier kannst du gelöschte Dokumente wiederherstellen. Setze dazu einfach das Häkchen beim gewünschten Dokument und gehe auf „Wiederherstellen“.

5. Um alle Dokumente endgültig zu löschen, gehe rechts über der Ansicht auf „Papierkorb leeren“.

6. Gelöschte Dokumente kannst du auch aus dem Papierkorb herunterladen.