How to sharesuite
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Mit E-Mails in sharesuite arbeiten

Einführung 

In diesem Artikel erklären wir dir den richtigen Einsatz des sharesuite E-Mail Clients.

Mit dem E-Mail Client hast du die Möglichkeit, dein bestehendes Postfach direkt mit sharesuite zu verbinden. Dies bietet die die Möglichkeit, Aufgaben direkt aus einer oder mehreren E-Mails zu erstellen oder E-Mails projektbezogen abzulegen. Das schafft sowohl mehr Transparent als auch Nachvollziehbarkeit und bringt gleichzeitig eine deutliche Zeitersparnis mit sich. Außerdem können E-Mails direkt zu Kontakten oder als Datei in den Dokumenten abgelegt werden.

Der aktuelle Stand des Postfaches synchronisiert sich dabei automatisch über den E-Mail Server sodass das E-Mail Modul der sharesuite zusätzlich zu deinem bestehenden E-Mail Client (bspw. Outlook) verwendet werden kann. Bei Bedarf stehen aber auch hier wieder alle gängigen Funktionen, wie das Schreiben, Beantworten sowie Weiterleiten von E-Mails, zur Verfügung.

Übersicht

  1. Deine E-Mails findest du im sharesuite Menü unter dem Reiter E-Mail
  2. In der Übersicht siehst du links dein Postfach mit den jeweiligen Ordnern
  3. Rechts davon findest du den Inhalt des Ordners (bspw. des Posteingangs) sowie die verschiedenen Tags, wenn eine E-Mail einer Aufgabe oder einem Projekt zugeordnet wurde.
  4. Da drüber befindet sich die Aktionsleiste, über die du E-Mails verfassen, löschen, beantworten und weiterleiten sowie dein Postfach manuell aktualisieren kannst.
  5. Über die 3 Punkte der Aktionsleiste (oder die rechte Maustaste) kannst du zu deiner E-Mail direkt eine Aufgabe erfassen, sie archivieren, Schlagwörter hinzufügen, sie als ungelesen oder als Favorit markieren.
  6. Im E-Mail Feld selbst erscheint die Nachricht und die angehängten Dokumente, die du direkt herunterladen kannst.

Basic: Schreiben, beantworten und weiterleiten von E-Mails

  1. Im E-Mail Client deiner sharesuite kannst du zunächst natürlich auch einfach E-Mails verfassen, auf E-Mails antworten oder sie weiterleiten. Die entsprechenden Symbole dafür findest du auch hier wieder in der Aktionsleiste.
  2. Gehe auf „E-Mail verfassen“, wenn du eine neue E-Mail verschicken willst.
  3. Daraufhin öffnet sich direkt der Editor, in den du zunächst den Empfänger sowie den Betreff eingeben kannst.
  4. Den Empfänger kannst du auch aus dem Adressbuch (CRM) deiner sharesuite ziehen.
  5. Anschließend kannst du der E-Mail Dateien via Drag & Drop hinzufügen oder du durchsuchst deine Ordner.
  6. In der letzten Box kannst du deine Nachricht eingeben.
  7. Zum Schluss kannst du noch entscheiden, ob du sie absenden oder erstmal als Entwurf speichern möchtest.

Aufgaben aus E-Mails erfassen 

  1. Als erstes markierst du eine oder mehrere E-Mails, für die eine Aufgabe erfasst werden soll.
  2. Um eine Aufgabe aus der Auswahl zu erfassen, gehst du über die Aktionsleiste auf „Aufgabe erfassen“.

3. Daraufhin öffnet sich eine Maske, die du nur noch ausfüllen musst.

4. „Speichern“ und die Aufgabe aus deiner E-Mail ist erfasst.

5. Über den dadurch entstandenen Tag kannst du dich nun direkt in die erfasste Aufgabe navigieren lassen.

Dort findest du die E-Mail als automatisch dazu abgelegtes Dokument wieder:

Hinweis: Du kannst mehrere Aufgaben aus einer E-Mail erfassen.

E-Mail Ablage in einem Projekt

Bei der Ablage einer E-Mail zu einem Projekt ist es erstmal wieder das gleiche Spiel:

  1. Über die Aktionsleiste gehst du auf den Befehl „Archivieren“.
  2. Dann wählst du „Projekt“ aus.

Im nachfolgenden Fenster wählst du schließlich das gewünschte Projekt aus und legst die E-Mail(s) durch einen Klick auf „Speichern“ in dem Projekt ab.

  1. Das entsprechende Tag erscheint in der E-Mail Liste.

4. Wenn du es anklickst, erscheint wieder eine Vorschau des verlinkten Projekts. Über diese kannst du dich direkt zum Projekt navigieren lassen, um bspw. alle bereits abgelegten E-Mails deiner Teammitglieder anzuschauen.

Hinweis: Wenn die E-Mail schon von einem Kollegen zu einem Projekt abgelegt wurde, erkennst du das am Tag in deinem Postfach.

5. Im Projekt findest du in der obigen Symbolleiste ein E-Mail Icon.

6. Darunter findest du eine Übersicht der E-Mails, die zu dem Projekt abgelegt wurden. 

Wenn du die E-Mail anklickst, öffnet sich die Vorschau dazu. Du kannst bei jeder E-Mail sehen, wer sie geschickt hat, an wen sie geschickt wurde und wann sie von welchem Nutzer zum Projekt hinzugefügt wurde.

7. Mit der Aktionsleiste kannst du die E-Mails herunterladen, sie aus dem Projekt raus löschen, weitere Tags hinzufügen oder noch mehr E-Mails hochladen.

Hinweis: Du kannst mehrere E-Mails zu einem Projekt ablegen. Genauso kannst du eine E-Mail in verschiedene Projekte ablegen.

Besonderheit weiterer Tags im Projekt 

Du kannst in dem Projekt selber weitere Tags hinzufügen, die E-Mails also kategorisieren. Hier kannst du bspw. einen Tag für Planung oder Durchführung hinzufügen.

  1. Wenn du noch keine Tags hast, gehst du zunächst auf „Tag hinzufügen“.
  2. Unter „Tag hinzufügen“, kannst du dann eins erstellen.

3. In der Aktionsleiste kannst du die Tags bearbeiten, löschen oder sie einer ausgewählten E-Mail zuweisen.

4. Die zugewiesenen Tags werden dir schließlich in der Übersicht angezeigt.

5. Du kannst in der Übersicht nun auch nach erstellten bzw. zugewiesenen Tags filtern.

6. Zusätzlich werden die E-Mails automatisch in den Dokumenten abgelegt.

7. Sie befinden sich in einem speziellen „Mails“ Ordner.

8. Die angelegten Tags erscheinen dort als entsprechende Unterverzeichnisse. So kann direkt über die Dokumente auf die abgelegten E-Mails zugegriffen werden.

Hinweis:  Werden bspw. am Projektende alle Daten nochmal zusätzlich gesichert, sind dabei automatisch die abgelegten E-Mails mit einhalten.

E-Mail Ablage ins DMS und CRM

  1. Um eine E-Mail zu deinen Dokumenten oder Kontakten abzulegen, gehst du über die Symbolleiste auf „Archivieren“.
  2. Für die Ablage im gewünschten Modul suchst du dir nun nur noch den passenden Punkt „Dokumentenmanagement“ oder „CRM“ aus.

Hinweis: Abschließend wählst du nur noch den ausgewählten Kontakt bzw. die Datei aus und gehst auf „Auswählen“. Die E-Mail wir dann mit einem entsprechenden Tag versehen.