How to sharesuite
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ERSTE SCHRITTE MIT SHARESUITE

Einführung in sharesuite

Herzlich Willkommen zu einer kleinen sharesuite-Einführung. In diesem Tutorial haben wir alle wichtigen Informationen, Links und Tipps für deinen ersten Schritte mit sharesuite zusammengestellt.

In dem beigefügten Video wird dir alles zur Funktion der Software erläutert:

  • Du lernst das Dashboard sowie das Benutzermenü kennen,
  • wir zeigen dir das Hauptmenü von wo aus du dich durch deine sharesuite navigieren lassen kannst
  • und die einzelnen Module, die du später mit deinen Daten, Aufgaben und Projekten füllen wirst.

Zudem zeigen wir dir, wie du Teams festlegen, mit dem Gantt-Chart die Meilensteine deiner Projekte visualisieren kannst und wie das Projekttagebuch dir genaue Bewertungen deiner Projekte erleichtert.

Hinweis: Je nach Lizenz und Rolle, die dir zugeteilt wurden, kann es sein, dass die Funktionen und Menüeinträge etwas vom Video abweichen.

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Übersicht

  1. In der Leiste über dem Dashboard findest du eine sharesuite weite Suche, einen Schnellstart-Button über den du bspw. Aufgaben anlegen kannst, die Icons zur Inbox mit neuen Benachrichtigungen und dein Benutzermenü.
  2. Links vom Dashboard befindet sich das Hauptmenü, über welches die Navigation zwischen den einzelnen Modulen erfolgt. Dieses lässt sich mit einem Klick auf- und wieder zuklappen.

3. Unter Inbox findest du sowohl die für dich relevanten Ereignisse als auch deine E-Mails sowie Chat-Benachrichtigungen.

Hinweis: Du kannst du dein eigenes sowie mehrere Postfächer gleichzeitig in sharesuite integrieren. Ordner und E-Mails werden dabei vollständig synchronisiert. Zudem hast du die Möglichkeit, deine E-Mails direkt zu den Kontakten im CRM, in den Dokumenten oder Projekten abzulegen.

Mehr zum E-Mail Modul findest du hier.

4. Hier öffnet sich die Aufgabenübersicht, in der du deine eigenen ToDos, die dir zugewiesenen Aufgaben, Projekte oder Teamaufgaben findest.          Grundsätzlich erscheinen also erstmal alle Aufgaben, auf die du Zugriff hast. Mittels einer Filterfunktion kannst du schließlich eingrenzen, welche dir angezeigt werden sollen. Allgemein findest du hier alle relevanten Informationen, Projekt- oder Dokumentverknüpfungen (DMS), Unter-/ Teilaufgaben sowie eine Kommentarfunktion zu jeder Aufgabe.

Mehr zum Aufgabenmodul findest du hier.

5. Mit sharesuite verfügst du über eine vollwertige Dokumentenablage für deine Projekte, dein Team oder Unternehmen. Hier kannst du beliebig Verzeichnisse und Dateien ablegen und mit entsprechenden Zugriffsberechtigungen versehen kannst.

Mehr zu den Dokumenten findest du hier.

Mit unserer Freigabefunktion kannst du Dokumente sowie Ordner mit Partner, Auftraggebern oder anderen Parteien teilen. Damit bietet sich dir die Möglichkeit eines einfachen, transparenten Datenaustausch für deine Projekte ohne zeitraubenden E-Mail-Verkehr.

Mehr zur Dokumentenfreigabe findest du hier.

6. Die Projekte bilden das Herzstück der sharesuite. In der Übersicht findest du alles Wissenswerte zu deinen Projekten, auf die du Zugriff hast. Du verfügst wieder über eine Filterfunktion und kannst die Projekte beliebig sortieren – bspw. nach Fälligkeitsdatum, Projektleiter oder Status. Besonders hilfreich sind das Projekttagebuch und unser Gantt-Chart. Anhand des Projekttagebuchs kannst du u.a. erkennen, welche Projekte gerade besondere Aufmerksamkeit erfordern. Dabei kannst du dir den aktuellsten Beitrag in der Übersicht anzeigen lassen. Das Gantt Chart hilft bei der Projektplanung und -steuerung. Hier lassen sich die einzelnen Projektphasen und Meilensteine definieren und mögliche Abhängigkeiten zwischen ihnen visualisieren. In dem dargestellten Projekt sind alle anderen Module, wie Aufgaben oder Dokumente direkt integriert.

Mehr zu den Projekten findest du hier

sharesuite Hilfe

Wenn zu Fragen zu den einzelnen Modulen deiner sharesuite hast, kannst du dich stets auf unserem Helpdesk zu den jeweiligen Themen informieren. Diesen haben wir extra im Benutzermenü verlinkt, damit du direkt von der Anwendung aus darauf zugreifen kannst.

Zudem haben wir in unserem FAQ bereits eine Vielzahl von Antworten zu häufig gestellten Fragen zusammengestellt, die dir womöglich schon weiterhelfen können.  

Als weitere Hilfe haben wir schließlich noch unsere virtuelle Assistentin Linda, die dich innerhalb der Anwendung durch die einzelnen Schritte führt und die du so oft wieder starten kannst, wie es dir beliebt, sollten dir bestimmte Steps noch nicht ganz klar sein.

Hinweis für Administratoren

Du wurdest von einem Kollegen als Administrator hinzugefügt oder hast dir über den kostenlosen Testzugang einen eigenen Workspace erstellt? Dann zeigen wir dir gerne, wie du Benutzer zur sharesuite hinzufügst und verwaltest, wo du die Einladungen findest und sie bearbeitest. Dies und weitere wichtige Informationen zur Einrichtung deiner sharesuite findest du hier.

Weitere Informationen und hilfreiche Links

Auf unserer Website findest du, neben hilfreichen Informationen zur Anwendung, auch noch

  • unsere Kontaktseite, von wo aus du eine E-Mail mit deinem Anliegen an uns versenden, einen Online-Termin ausmachen, um Rückruf bitten oder mit uns chatten kannst. Du kannst hierüber auch eine Online-Demo vereinbaren, um die vielfältigen Möglichkeiten der sharesuite kennenzulernen.
  • die Anmeldung zu unserem Newsletter
  • sowie unseren Blog, damit du stets über aktuelle Release Termine, Produktneuheiten, Webinare und alles Weitere informiert bist.

Noch mehr News und interessante Inhalte findest du auf unseren Social-Media-Kanälen, wo wir ebenfalls Tipps zur Nutzung, neue Releases und mehr veröffentlichen.

Egal ob es um die einzelnen Funktionen und Module oder die Betreuung bei der Einrichtung geht, wir sind für dich da, um dich in deinem Projektalltag bestmöglich zu unterstützen!