FAQ

Erinnerungen und Benachrichtigungen werden automatisch durch das System verschickt. Eine Möglichkeit der Definition von Workflows zur Abbildung von weiteren Geschäftsprozessen bieten wir darüber hinaus zusätzlich an.

Dies ist in einigen Modulen möglich und wird aktuell immer weiter ausgebaut. Workflows erlauben z.B. die freie Definition von beliebigen Formularen.

Durch die frei definierbaren Schritte eines Workflows, sind diese natürlich für die verschiedensten Zwecke einsetzbar. Häufiger Anwendungsfall ist hierfür die Genehmigung von Urlauben oder von Freigabeprozessen.

Ein Workflow hat eine klar definierte Abfolge der einzelnen Aufgaben/Aktionen, die von den unterschiedlichen Beteiligten bis zum Abschluss erfolgen müssen. Ist der eigene Schritt hierbei abgeschlossen, kann dieser mit der Schaltfläche Bestätigung an den nächsten Verantwortlichen übergeben werden. Es kann hierbei aber auch vorkommen, dass Eingaben aus vorherigen Schritten nicht korrekt sind oder es ggf. Rückfragen hierzu gibt. Der Prozess kann dann mit der Schaltfläche Ablehnen nochmal zum vorherigen Bearbeiter übergeben werden.

Alle Workflows sind grundsätzlich frei definierbar.

Im Workflow Designer definierst du quasi das Schema durch das der eigentliche Prozess hinterher läuft. Diese kann daher nur in bestimmten Teilen verändert werden, sofern es bereits laufende oder abgeschlossene Prozesse hierzu gibt. Du kannst den bestehenden Workflow aber einfach kopieren und in der Kopie dann die gewünschten Änderungen vornehmen.

In der Übersicht siehst du erst einmal nur die laufenden Workflow-Prozesse, für die du selbst derzeit zuständig bist und etwas tun musst. Entfernst du diesen Filter in den oberen Leiste erhältst du auch Zugriff auf alle bereits von dir bestätigten Workflows.

Du erhältst ab dem Moment Zugriff auf den Prozess, sobald du für diesen in einem Bearbeitungsschritt verantwortlich wirst.

Ja

Mit Hilfe des Namens kannst du den Workflow leichter in der Übersicht wiederfinden.

Ja, wie alle Übersichten in sharesuite kannst du dir auch diese entsprechend anpassen.

Mit dem Zeitlimit wird die Fälligkeit festgelegt, bis wann ein bestimmter Schritt erledigt werden soll. Wird am 10. eines Monats beispielsweise bei einem laufenden Prozess ein Schritt bestätigt und der nächste Schritt hat zwei Tage als Zeitlimit, dann wird dem zuständigen Bearbeiter für die Erledigung automatisch der 12. als Datum angezeigt.

Hierdurch kann klar definiert werden, wie lange der Prozess mit allen Schritten bis zum Abschluss maximal benötigen sollte.

Ja, zu jedem Schritt lässt sich ein beliebiges Formular hinzufügen.

Für laufende Workflow-Prozesse lassen sich Dokumente (Office/OpenOffice-Formate) anhand der bisherigen Eingaben aus dem Prozess generieren. Die Vorlage hierzu kann mit entsprechenden Platzhaltern angelegt werden und im Workflow-Designer für den jeweiligen Schritt hinterlegt werden. Die entsprechenden Platzhalten sind über die Hilfe im dem Bereich für die Vorlagen zu finden.

Bei der Definition eines Workflows lassen sich für jeden Prozessschritt die Verantwortlichen hierfür definieren. Hierbei können sowohl der Ersteller des konkreten Prozesses, beliebige Nutzer, Teams oder (falls in Teams hinterlegt) der Vorgesetzte des vorherigen Users sein.

Der Vorgesetzte eines Nutzers wird aus der Teamdefinition und dem entsprechenden Teamleiter abgeleitet. Ist ein Nutzer dabei in mehreren Teams, wird das Standard-Team hierfür verwendet.

Es erfolgt ein Hinweis für den Nutzer, dass der nächste Verantwortliche manuell ausgewählt werden muss und es erscheint die entsprechende Eingabe hierzu.

Ja, alle Beteiligten werden über wichtige Änderungen informiert.

Bei vielen Workflows ist es oft hilfreich, wenn diese in Kategorien unterteilt werden kann. Dies dient nur zur Übersicht beim Starten oder Filtern von Prozessen.