Administration - Benutzer einladen und verwalten
Einführung
In diesem Artikel erklären wir dir, wie du als Administrator neue Benutzer einlädst, ihnen Zugriffsrechte erteilst und wie du Einladungen sowie Benutzer verwalten kannst.
Navigation:
Übersicht der Benutzer
- Das Fenster dazu findest du unter Administration –> Benutzer.
- Darin findest du alle Benutzer, die aktuell aktiv im System drin sind. Hier siehst du den Benutzernamen, Vor- und Nachnamen sowie ein paar allgemeine Infos, wie z.B. den letzten Zugriff.
- Mit der Filterfunktion kannst du nicht nur die aktiven Nutzer sehen, sondern auch nach inaktiven Nutzern filtern oder dir alle anzeigen lassen.
- Über die Aktionsleiste kannst du neue Benutzer hinzufügen, Benutzer bearbeiten und sperren.
Hinweis: Inaktive Nutzer sind die, die mittlerweile gesperrt sind und keinen Zugriff mehr auf den Workspace haben.
Einladen eines neuen Benutzers
In den folgenden Absätzen zeigen wir dir, wie du einen Benutzer einlädst, Zugriffsrechte erteilst und was diesem im Einzelnen bedeuten.
- Unter „Benutzer einladen“ fügst du einen neuen Benutzer zum System hinzu.
- Nach dem Klick auf den Button erscheint eine Maske, in die du erstmal nur die E-Mail-Adresse eingeben musst. Optional kannst du auch einen Text eingeben, der dann in der E-Mail erscheint.
- Unter Teams legst du fest, welchem Team der Nutzer angehören soll. Hier ist auch eine Mehrfachauswahl möglich.
4. Mit der Zuordnung der Zugriffsrechte legst du fest, welche Zugriffe der Nutzer im System hat. Der Standard ist hier der erste Punkt Zugriff. Mit dieser Einstellung hat der Nutzer Zugriff auf alle Module, die im aktuellen Abo enthalten sind. Innerhalb dieser Module greift das jeweilige Rechtemanagement des Moduls beim Zugriff auf die Daten, was in der Regel durch die direkte Beteiligung (z.B. als Verantwortlicher einer Aufgabe) oder die Teamzugehörigkeit definiert wird.
5. Die Vollzugriff-Rolle ist wie eine Art eingeschränkter Administrator zu verstehen, der in jedem Modul alle Daten sehen kann. Dieser Zugriff wird in der Praxis oft an Manager oder für das Sekretariat vergeben, die auf alles Zugriff haben und steuern können sollten.
6. Unter Benutzerdefiniert kannst du genau das gleiche noch einmal modulspezifisch anpassen. Wenn also ein Nutzer nur Aufgaben, aber keine Dokumente oder Projekte sehen soll, klickst du nur bei den Aufgaben die Zugriff-Rolle an.
7. Der letzte Punkt ist der Administrator. Hierunter kannst du dem Nutzer den Vollzugriff zum System, inklusive des Administratorbereichs, gewähren.
8. Mit der Einladung geht automatisch eine E-Mail an die Person raus:
Einladungen verwalten
- Alle offenen Einladungen findest du oben unter dem 2. Reiter Einladungen.
- Dort siehst du auch den aktuellen Status, ob die Einladung angenommen wurde, und
- bis wann sie gültig ist.
Über die Aktionsleiste kannst du:
- die Benachrichtigungsmail erneut versenden, bspw. wenn der-/diejenige sagt, dass die E-Mail nicht angekommen ist
- oder die Einladung löschen.
Wenn die Einladung angenommen wurde, erhältst du eine Benachrichtigung über die Glocke. Ab dem Moment verschwindet der Nutzer aus der Einladungsansicht und taucht stattdessen in der Benutzerübersicht auf und kann entsprechend der Rechte, die du zuvor vergeben hast, auf das System zugreifen.
Benutzer verwalten
Über die Aktionsleiste der Benutzerübersicht kannst du Benutzer nicht nur einladen, wie zwei Kapitel zuvor beschrieben. Hierüber kannst du auch:
- Benutzer bearbeiten.
Hier hast du die Möglichkeit das Team oder die Zugriffsrechte deiner aktiven Nutzer anzupassen.
- Benutzer sperren, bzw. deaktivieren.
Hierdurch wird der Zugriff auf den Workspace für den ausgewählten Nutzer deaktiviert. Dieser ist somit inkl. aller darin enthaltenden Daten für den Nutzer gesperrt.
Hinweis: Hat dieser Nutzer bereits „Spuren“ im System hinterlassen, wie z.B. eine Aufgabe kommentiert, wird dieser Kommentar auch nach der Deaktivierung weiterhin angezeigt. Bei der Auswahl der Nutzer, wie z. B. beim Anlegen einer neuen Aufgabe, ist dieser allerdings nach dem Deaktivieren nicht mehr enthalten.