Dokumente - Freigabe von Dateien und Ordnern
Einführung
Im Vorfeld haben wir uns den Grundlagen zur Arbeit mit Dokumenten in sharesuite gewidmet. Jetzt gehen wir einen Schritt weiter und zeigen dir, wie man Dateien und Ordner freigeben kann, welche Zugriffsrecht es gibt und wie man bestehende oder gar alte Freigaben richtig verwaltet.
Navigation:
Wo finde ich das Freigaben-Fenster?
- In der Dokumentenansicht findest du in der Aktionsleiste das Freigabesymbol. Darüber kannst du die Freigabe von Dateien oder Ordnern steuern.
- Zur Übersicht der Freigaben kommst du im sharesuite Menü, wenn du den Punkt „Dokumente“ aufklappst. Die Aktionsleiste in der Übersicht brauchst du, um zuvor erteilte Freigaben verwalten oder anpassen zu können.
In den folgenden Abschnitten gehen wir nun detaillierter darauf ein, wie du Dateien oder Ordner freigeben und diese Freigaben im Anschluss verwalten kannst.
Freigabe von Dateien
- Um eine Datei aus deiner Ordnerstruktur freizugeben, markierst du sie und drückst in der Aktionsleiste auf das Freigabesymbol.
- Daraufhin öffnet sich die Maske zum Erstellen der Freigabe.
Was bedeuten die Einstellungen in der Maske?
- „Freigeben für“ ist ein optionales Feld, um zu notieren für wen die Datei freigegeben wird. So kannst du diese später viel leichter in der Freigabenübersicht zuordnen.
- Die „Gültigkeit (in Tagen)“ gibt an, wie lange die Freigabe gültig ist. Begrenze sie auf eine bestimmte Anzahl an Tagen oder gebe sie unbegrenzt frei.
Hinweis: Für abgelaufene oder entfernte Freigaben wird für den Link dann ein entsprechender Hinweis angezeigt.
- Mit einem Klick auf Speichern wird die Freigabe erstellt.
Freigabe von Ordnern
- Für die Freigabe von Ordnern markierst du den freizugebenden Ordner und drückst, wie bei der Dateifreigabe, in der Aktionsleiste auf das Freigabesymbol.
- Daraufhin öffnet sich wieder die Freigabemaske.
Aber im Gegensatz zur Dateifreigabe ist hier das Feld für die Zugriffsrechte aktiv.
- Lesen: Daten können heruntergeladen werden.
- Bearbeiten: Es können Dateien umbenannt sowie eine neue Version von Dateien hochgeladen werden.
- Vollzugriff: Es besteht ein Vollzugriff auf die Freigabe. D.h. es können Dateien oder Ordner angelegt, geändert oder entfernt werden.
Freigabelinks
- Egal ob du Daten oder Ordner freigegeben hast: Nach dem Speichern öffnet sich ein Fenster mit zwei Freigabelinks und einem Zugangscode.
- Für den direkten Zugriff kannst du den Freigabelink bspw. per Mail an einen oder mehrere Nutzer versenden. In diesem Fall reicht der Link selbst für den Zugriff auf die freigegebenen Dateien oder Ordner aus. Sobald also eine Person auf den Link klickt, wird der Download des Ordners, bzw. der Datei, direkt gestartet.
- Wenn nur eine bestimmte Person Zugriff auf die Freigabe haben soll, kannst du den zweiten Link verwenden. Um den zu öffnen, muss der Empfänger den Zugangscode eingeben, den du ihm z.B. übers Telefon oder in einer gesonderten E-Mail mitteilen kannst.
Hinweis: Dies kann vor allen dann sinnvoll sein, wenn die E-Mail mit dem Link an eine allgemeine Adresse (z.B. eine info@… Adresse) geht oder verhindert werden soll, dass beim Weiterleiten dieser E-Mail versehentlich eine weitere Person Zugriff auf die Dateien erhält.
Verwaltung bestehender sowie inaktiver Freigaben
Nachdem wir dir nun gezeigt haben, wie man Dateien und Ordner freigibt, kommen wir in diesem Abschnitt zur Verwaltung sowie Anpassung erteilter Freigaben, welche du über die Freigabenübersicht steuerst. Wie schon unter Navigation erwähnt, findest du diese unter Dokumente –> Freigaben.
- Mit dem Filter kannst du entscheiden, ob dir alle Freigaben oder nur aktive angezeigt werden. Du kannst auch nach Benutzern filtern.
Zur Verwaltung der Freigaben findest du in der Aktionsleiste die entsprechenden Befehle:
- Hinzufügen: Hier kannst du die Freigaben erstellen.
- Bearbeiten: Hier kannst du Einstellungen an der Freigabe ändern.
- Löschen: Damit löschst du die Freigabe und machst den Link somit ungültig.
- Im Explorer anzeigen: Hierdurch öffnest du die Freigabe im Explorer.
- Zugang anzeigen: Darüber kannst du dir die Links zur Freigabe anzeigen lassen.
- Download: Hier kannst du die freigegeben Dateien oder Ordner herunterladen. Große Ordner werden dabei als ZIP Archiv runtergeladen.
- Info: Hier öffnet sich eine Maske mit Details zu der freigegebenen Datei oder dem freigegebenen Ordner.
Die Spalten der Freigabenübersicht
Unter der eben beschriebenen Aktionsleiste und dem Filter findest du die verschiedenen Spalten der Freigabenübersicht.
Name: Der Name des freigegebenen Ordners oder der freigegebenen Datei.
- Freigegeben für: Hier erscheint der Name des Nutzers, dem die Freigabe erteilt wurde.
- Erstellt am: Unter der Spalte erscheint das Erstellungsdatum der Freigabe inklusive der Uhrzeit.
- Gültig bis: Hier siehst du, wie lange eine Freigabe gültig ist.
4. Hinweis: Die Gültigkeit kannst du über das Bearbeiten der Freigabe anpassen.
- Zugriff: Unter Zugriffen erkennst du, wie oft der Nutzer auf die freigegebene Datei oder den freigegebenen Ordner zugegriffen hat.
- Letzter Zugriff: Hierunter erscheint das Datum des letzten Zugriffs auf die Datei/den Ordner.
- Zugriffsrechte: Du kannst Nutzern verschiedene Zugriffe zuweisen. In dieser Spalte kannst du nachschauen, welchen Zugriff dem Nutzer auf die Datei oder den Ordner gegeben wurde.