Fragen zum Modul E-Mails

► GENERELLE FRAGEN:

Das primäre Ziel des integrierten Mail-Clients ist es eine einfache Ablage von E-Mails zu Aufgaben, Projekten, Kontakte etc. zu ermöglichen.

Gerade der Zugriff auf wichtige E-Mails ist häufig ein Problem und die Verfügbarkeit von diesen E-Mails für alle Beteiligten sehr wichtig.

Sämtliche E-Mails lassen sich über den integrierten E-Mail Client projektbezogen ablegen und sind für alle Projektmitglieder entsprechend verfügbar. Dadurch entsteht unter anderem die einfache Möglichkeit Aufgaben direkt aus E-Mails direkt zu erstellen.

Bei der Einrichtung der Postfächer kannst du dies ebenfalls mit angegeben. Hier kommt es darauf an, was der E-Mail Anbieter für Verbindungen akzeptiert. Es handelt sich hierbei um die gleichen Eingaben, die bei deinem normalen E-Mail Client wie Outlook oder Thunderbird notwendig sind.

Hierbei handelt es sich um Standard-Ordner, die festlegen, wo E-Mails abgelegt werden sollen. Wird eine neue E-Mail geschrieben wird diese in dem Ordner abgelegt, der für Gesendet hinterlegt ist. Gelöschte E-Mails landen automatisch im Papierkorb und geschrieben aber noch nicht abgeschickte E-Mails in den Entwürfen. In der Regel gibt es diese Ordner bereits in deinem Postfach und diese werden automatisch vorausgewählt.

Ja, diese lässt sich in den Einstellungen für das Postfach hinterlegen.

Ja, es werden E-Mail Adressen aus dem eigenen Postfach automatisch vorgeschlagen. Zusätzlich besteht ein direkter Zugang zum den in sharesuite hinterlegten Kontakten.

Nein, nur E-Mails, die in sharesuite abgelegt wurden, sind auch für andere sichtbar. Auf das Postfach an sich hast immer nur du Zugriff.

Ja, du kannst für ein oder mehrere E-Mails auf einmal eine Aufgabe erstellen. Die E-Mails werden dann automatisch als Anlage zu der Aufgabe angehängt.

Die E-Mail enthält hierzu ein entsprechendes Tag (Markierung), in der du sehen kannst wozu diese E-Mail bereits abgelegt wurde. Durch ein Klick auf das Tag, kannst du auch direkt in die Verknüpfung (z.B. eine Aufgabe) wechseln.

Gehen E-Mails an mehrere Empfänger erkennt sharesuite automatisch, wenn eine dieser E-Mails bereits von einem Kollegen abgelegt wird und markiert dies auch in deinem Postfach als Hinweis.

Zugriff zu abgelegten E-Mails von dir und den weiteren Projektteilnehmer findest Du direkt im Projekt im Menüpunkt für die E-Mails. Zusätzlich werden die E-Mails automatisch in einem speziellen Ordner in den Dokumenten für das Projekt abgelegt. So kannst du diese auch als Datei einfach herunterladen oder mit dem Drive in dein lokales Laufwerk synchronisieren.

Ja, anstatt einer E-Mail kannst du auch einfache mehrere auf einmal markieren.

Ja, wie bei den Projekten lassen sich E-Mails auch hier direkt über den Mail-Client zuordnen.

► FRAGEN ZUM EINBINDEN DES E-MAIL CLIENTS IN SHARESUITE:

Ja, es können beliebig viele Postfächer eingebunden werden.

Ja, alle gängigen Funktionen eines Web-Mailers sind auch in sharesuite integriert.

Per default werden die Zugangsdaten, Einstellungen deines Postfachs und Basis-Informationen für die E-Mails wie der Betreff, Datum, Empfänger, Absender etc. gespeichert. Die eigentliche E-Mail wird in der Standard-Konfiguration erst vom Mail-Server nachgeladen, wenn diese abgelegt werden soll.

Es lassen sich alle gängigen Postfächer verbinden.

Häufige Ursache hierfür sind falsche Servereinstellungen. Prüfe dies einfach mit den Daten deines E-Mail Providers oder Administrators. Kontaktiere uns gerne, falls du hierbei Support benötigst.

Es gibt u.a. bei IMAP Postfächern die Möglichkeit Ordner zu abonnieren, welche dann auch in der Übersicht der Ordner angezeigt werden. Dies wird auch durch unseren Mail-Client beachtet und die Funktionen zum Abonnieren von Ordnern ist in den Einstellungen zu dem Postfach zu finden.

Nein, sobald eine E-Mail in sharesuite abgelegt wurde, bleibt diese auch erhalten, wenn diese aus dem eigenen Postfach entfernt wird.

Ja, die Informationen werden nicht in deinem E-Mail Konto gespeichert und können anhand der E-Mail beim erneuten Einbinden des Postfachs wiederhergestellt werden.

In den Standard-Einstellungen werden nach dem Einrichten eines Postfachs nur gewisse Informationen auf unseren Servern direkt gespeichert. Die E-Mail mit Inhalt und Anhang wird dabei erst abgerufen, wenn du diese auch wirklich öffnest oder ablegen möchtest. Dies kann je nach aktueller Auslastung oder Verfügbarkeit des Mail-Servers bei dem dein Postfach liegt zu einer gewissen Verzögerung kommen.

Wir bieten hier zusätzlich die Option E-Mails auch direkt vollständig vorab herunterzuladen, was die Zugriffszeiten erheblich verkürzt. Die E-Mails werden dabei selbstverständlich geschützt und verschlüsselt abgelegt und stellen so eine Art Kopie oder weiteres Backup zu deinem E-Mail Provider da.